Siedem raportów z systemu RCP, które pokazują realny koszt pracy w firmie

System rejestracji czasu pracy kupuje się zwykle po to, żeby przestać liczyć godziny ręcznie. To sensowny powód i zwykle wystarcza, żeby inwestycja się zwróciła.

Problem w tym, że po wdrożeniu większość firm korzysta z jednego raportu miesięcznie – tego, który idzie do naliczenia wynagrodzeń. Cała reszta danych zostaje w systemie i nikt ich nie ogląda.

A to właśnie w nich siedzą pieniądze.

1. Saldo godzin na pracownika

Pokazuje różnicę między wymiarem do przepracowania a stanem faktycznym, osobno dla każdej osoby. Czytany w połowie okresu rozliczeniowego, jest narzędziem planistycznym. Czytany po jego zakończeniu – już tylko rachunkiem.

Czego szukać: osób z rosnącą nadwyżką, bo to sygnał złego rozłożenia obsady, a nie pracowitości. Jeśli ta sama osoba trzeci miesiąc z rzędu wychodzi na plus dwadzieścia godzin, problem leży w grafiku. Jak system to wylicza, opisaliśmy w tekście o równoważnym czasie pracy i saldzie godzin.

2. Nadgodziny w podziale na działy

Suma nadgodzin w firmie to liczba bez wartości informacyjnej. Ta sama suma rozbita na działy zaczyna mówić.

Trzysta nadgodzin rozłożonych równo na dziesięć działów oznacza, że firma pracuje pełną parą. Trzysta nadgodzin, z których dwieście czterdzieści przypada na jeden dział, oznacza, że w tym dziale brakuje ludzi albo lider źle planuje. To zupełnie inna diagnoza i zupełnie inne działanie.

Do tego raportu warto dodać kolumnę z kosztem dodatków. Nadgodziny są droższe od zwykłej godziny pracy, więc dział, który generuje ich najwięcej, kosztuje nieproporcjonalnie więcej, niż wynikałoby z liczby etatów.

3. Absencja i jej rozkład w czasie

Wskaźnik absencji sam w sobie mówi niewiele; dopiero jego rozkład jest ciekawy. Nieobecności skupione w poniedziałki i piątki to inny sygnał niż nieobecności rozłożone równomiernie. Absencja rosnąca w jednym dziale przy stabilnej w pozostałych to zwykle problem z przełożonym albo z warunkami, a nie z pogodą.

Sposób liczenia wskaźnika i to, co z nim potem zrobić, rozłożyliśmy w osobnym tekście o wskaźniku absencji.

4. Punktualność liczona skumulowanie

Ten raport robi największe wrażenie na zarządach, bo pokazuje kwotę, o której nikt wcześniej nie myślał.

Pojedyncze spóźnienie o sześć minut jest nieistotne. Trzydzieści osób spóźniających się średnio sześć minut dziennie przez 250 dni roboczych to 45 000 minut, czyli 750 godzin rocznie. Przy koszcie trzydziestu złotych za godzinę pracy mówimy o 22 500 zł.

Zastrzeżenie, które trzeba zrobić od razu: ten raport służy do zarządzania procesem, a nie do ścigania ludzi. Jeśli spóźnienia koncentrują się na jednej zmianie, przyczyną bywa jeden autobus albo jedno wąskie gardło przy szatni. Wtedy rozwiązaniem jest drugi punkt odbicia albo przesunięcie startu o dziesięć minut, a nie rozmowa dyscyplinująca.

5. Obsada w rozkładzie godzinowym

Najbardziej niedoceniany raport w handlu, gastronomii i produkcji. Pokazuje, ile osób faktycznie pracowało w każdej godzinie dnia.

Nałóż na to swoje dane o ruchu – liczbę transakcji, zamówień, wyprodukowanych sztuk – i zobaczysz, gdzie płacisz za obecność, która nie ma co robić, a gdzie masz za mało rąk w szczycie. W sklepie oznacza to zwykle nadobsadę między 10:00 a 12:00 i niedobór po 16:00. W gastronomii przesunięcie zmiany o godzinę potrafi zmienić rachunek bardziej niż zmiana dostawcy.

To raport, dla którego samo wdrożenie systemu bywa opłacalne w sieciach wielooddziałowych, bo pozwala porównać punkty między sobą; opisaliśmy to szerzej przy okazji ewidencji w sieci sklepów.

6. Struktura nieobecności planowanych

Ile urlopu zostało niewykorzystane, komu i do kiedy. Zestawienie nudne przez jedenaście miesięcy w roku i dramatyczne w grudniu, gdy okazuje się, że czterech kluczowych ludzi ma po dwadzieścia dni zaległych i wszyscy chcą je wybrać w tym samym tygodniu.

Czytany kwartalnie, pozwala rozłożyć urlopy w czasie. Czytany raz w roku, jest tylko potwierdzeniem problemu.

7. Koszt pracy na zlecenie lub projekt

Dostępny tam, gdzie pracownicy rejestrują nie tylko wejście i wyjście, ale też to, nad czym pracują. Wymaga trochę dyscypliny, a daje rzecz, której nie da się uzyskać inaczej: rzeczywisty koszt robocizny konkretnego zlecenia.

Firmy, które to wdrożyły, najczęściej odkrywają dwie rzeczy. Że kilka zleceń przyjmowanych od lat jako „stały klient” jest nierentownych. I że wycena nowych zleceń opierała się dotąd na wyczuciu, które myliło się o trzydzieści procent w jedną albo w drugą stronę.

Jak często to czytać

Kolumna z rytmem jest ważniejsza od kolumny z nazwą raportu. Zestawienie oglądane raz na kwartał, kiedy powinno być czytane co tydzień, przestaje być narzędziem, a staje się sprawozdaniem z przeszłości.

Trzy zasady, żeby raporty nie zaszkodziły

Po pierwsze, nie publikuj rankingów indywidualnych. Lista dziesięciu osób z największą liczbą spóźnień wywieszona w socjalnym załatwia problem na dwa tygodnie i psuje atmosferę na dwa lata. Dane z systemu są do rozmowy z jedną osobą albo do zmiany procesu, nie do wystawy.

Po drugie, patrz na trend, nie na punkt. Jeden zły tydzień może wynikać z grypy albo z awarii maszyny. Trzy miesiące tego samego kierunku to informacja.

Po trzecie, powiedz zespołowi, co mierzysz i po co. Wdrożenie, w którym ludzie wiedzą, że system służy do rozliczania nadgodzin i planowania grafików, przebiega inaczej niż takie, w którym domyślają się, że służy do szukania winnych; pisaliśmy o tym przy okazji wdrożenia bez oporu pracowników.

Najczęstsze pytania

Czy do tych raportów potrzebne są dodatkowe moduły?

Pierwsze sześć powstaje na danych, które system i tak zbiera przy zwykłej ewidencji. Siódmy wymaga rejestrowania zleceń przy odbiciu, więc trzeba go zaplanować przed startem.

Czy zarząd musi widzieć dane pojedynczych pracowników?

Nie i lepiej, żeby nie widział. Poziom zbiorczy wystarcza do decyzji, a węższy dostęp upraszcza dokumentację przetwarzania danych i zmniejsza ryzyko nadużyć.

Od którego raportu zacząć po wdrożeniu?

Od salda godzin i nadgodzin w podziale na działy. Te dwa dają najszybszy zwrot, bo pokazują pieniądze wydawane co miesiąc bez decyzji, i nie wymagają żadnej dodatkowej konfiguracji.

Czy dane z raportów można przekazać biuru rachunkowemu?

Tak, przez wąski dostęp ograniczony do zestawień rozliczeniowych. To bezpieczniejsze niż wysyłanie plików mailem i szybsze niż eksportowanie ich co miesiąc ręcznie.

Podsumowanie

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem. Raportowanie jest wyborem – i to ono decyduje o tym, czy system RCP jest kosztem, czy narzędziem. Różnica między jednym a drugim to zwykle kilkanaście minut tygodniowo poświęcone na przeczytanie dwóch zestawień.

Chcesz zobaczyć, jak te raporty wyglądają na danych z Twojej firmy? Złóż zestaw w konfiguratorze albo odezwij się do nas – pokażemy panel online na przykładzie firmy o zbliżonym profilu.