Zakup pakietu licencyjnego do systemu RCP wydaje się prostą arytmetyką — sprawdzam liczbę pracowników, wybieram odpowiadający jej próg, koniec decyzji. Rzeczywistość bywa mniej oczywista, bo limit pakietu nie zawsze liczy to samo, co intuicyjnie zakłada kupujący, patrząc na listę płac.
W skrócie
- Limit pakietu może dotyczyć aktywnych kont w systemie w danym momencie albo łącznej liczby wszystkich kont utworzonych w historii, włączając zwolnionych pracowników — to dwa różne modele licencjonowania.
- Pracownicy sezonowi, zleceniobiorcy dodani do systemu i konta testowe utworzone przy wdrożeniu mogą wliczać się do limitu, nawet jeśli nie są stałym personelem.
- Rekomendacja: przed zakupem zapytaj dostawcę wprost, co dokładnie liczy się do limitu, i poproś o to na piśmie, nie tylko ustnie w rozmowie handlowej.
- Wyjątek: część systemów rozróżnia konta aktywne od zarchiwizowanych i nie liczy tych drugich do limitu — warto to sprawdzić, jeśli firma ma wysoką rotację.
Dwa modele liczenia „pracownika” w licencji
Pierwszy model, częstszy i bardziej intuicyjny dla kupującego, liczy do limitu tylko aktywne konta w danym momencie. Zwolnienie pracownika i dezaktywacja jego konta zwalnia miejsce w limicie, które można przypisać nowej osobie. W tym modelu firma o stałej liczbie dwudziestu pracowników, mimo dużej rotacji w ciągu roku, nigdy nie przekroczy limitu dwudziestu pięciu, o ile w danym momencie nie ma więcej niż dwadzieścia pięć aktywnych kont naraz.
Drugi model liczy łączną liczbę kont utworzonych w systemie w całej jego historii, niezależnie od tego, czy są aktywne, czy zarchiwizowane. W tym modelu ta sama firma z dwudziestoma stałymi pracownikami, ale z rotacją powodującą utworzenie czterdziestu kont w ciągu dwóch lat, przekroczy limit dwudziestu pięciu znacznie szybciej, mimo że w żadnym momencie nie zatrudniała więcej niż dwadzieścia pięć osób naraz.
Dlaczego ta różnica ma znaczenie praktyczne przy wysokiej rotacji
Firmy z sezonowym zatrudnieniem, wysoką rotacją na wybranych stanowiskach albo częstym korzystaniem z pracowników tymczasowych są szczególnie narażone na niespodziankę, jeśli licencja działa według drugiego modelu. Rekomendacja praktyczna dla takich firm: przed zakupem zapytaj dostawcę wprost, czy zarchiwizowane konta zwolnionych pracowników zwalniają miejsce w limicie, czy pozostają wliczone na zawsze.
Wyjątek dotyczy firm o niskiej rotacji i stabilnym zespole — tam różnica między modelami licencjonowania jest praktycznie nieistotna, bo liczba kont w systemie i tak rośnie bardzo powoli, niezależnie od przyjętego modelu.
Co jeszcze może wliczać się do limitu, a łatwo o tym zapomnieć
Poza stałymi pracownikami, do limitu pakietu bywają wliczane konta, których kupujący nie traktuje intuicyjnie jako „pracowników”: zleceniobiorcy B2B dodani do systemu w celu rejestrowania czasu ich obecności, konta testowe utworzone przez dział IT przy wdrożeniu i pozostawione aktywne po zakończeniu testów, oraz konta administracyjne osób zarządzających systemem, jeśli licencja nie rozdziela ich od kont pracowniczych.
Firma, która przy zakupie liczy tylko stały personel etatowy, może odkryć po kilku miesiącach, że limit został wyczerpany szybciej, niż zakładała, właśnie przez te dodatkowe konta, o których nie pomyślała na etapie planowania zakupu.
Jak sprawdzić dokładny model licencjonowania przed zakupem
Trzy konkretne pytania, które warto zadać dostawcy przed podpisaniem umowy: czy limit liczy aktywne konta, czy łączną historię kont; czy konta zleceniobiorców i konta testowe wliczają się do tego samego limitu co konta pracowników etatowych; oraz co się dzieje w momencie przekroczenia limitu — czy system blokuje dodanie nowej osoby, czy pozwala na tymczasowe przekroczenie z dopłatą.
Pakiety RCP różnią się między dostawcami właśnie w tych szczegółach, mimo że na pierwszy rzut oka wyglądają identycznie — sama liczba w nazwie pakietu nie mówi, według jakiej metody jest liczona.
Jak przeliczyć to na realne potrzeby własnej firmy
Zamiast liczyć tylko bieżący stan zatrudnienia, oszacuj liczbę wszystkich kont, które prawdopodobnie powstaną w systemie w ciągu roku — stały personel plus przewidywana rotacja plus ewentualni zleceniobiorcy i konta administracyjne. Jeśli dostawca stosuje model liczący łączną historię kont, ta suma, nie bieżący stan zatrudnienia, jest właściwą podstawą do wyboru progu pakietu.
Pytania, które padają najczęściej
Czy da się zmienić model licencjonowania po zakupie pakietu?
Zwykle nie, model licencjonowania jest cechą samego systemu, nie opcją wybieraną przy zakupie — to jeden z powodów, dla których warto sprawdzić go przed podpisaniem umowy, nie po.
Co się dzieje z historią czasu pracy zwolnionego pracownika po dezaktywacji jego konta?
Historia rejestracji pozostaje dostępna w systemie zgodnie z wymaganym okresem przechowywania dokumentacji kadrowej, nawet jeśli konto samo nie jest już aktywne i nie wlicza się do limitu w modelu liczącym konta aktywne.
Czy przekroczenie limitu blokuje działanie całego systemu, czy tylko dodanie nowej osoby?
To zależy od konkretnej konfiguracji — w większości przypadków blokowane jest wyłącznie dodanie nowego konta ponad limit, a istniejące konta i ich dane działają normalnie.
Pakiety systemów rejestracji czasu pracy z jasno określonym modelem licencjonowania dostarcza między innymi RCM Control w ramach oferty pakietów RCP.
Czas na automatyzację HR?
Przetestuj system ewidencji przez 14 dni za darmo. Fizyczny czytnik wyślemy Ci kurierem.