RCP w firmie wielooddziałowej i sieci sklepów – jeden panel, wiele lokalizacji

W jednej lokalizacji ewidencja czasu pracy jest problemem organizacyjnym. W ośmiu staje się problemem informacyjnym.

Właściciel sieci nie wie, ile godzin przepracowano w Rzeszowie, dopóki kierowniczka nie odeśle arkusza. Odsyła go trzeciego dnia miesiąca, czasem piątego. Arkusz z Lublina przychodzi w innym formacie, bo poprzedni kierownik zrobił własny. Kadrowa scala to ręcznie przez dwa dni, a potem dzwoni z pytaniami, bo w jednym pliku ktoś wpisał 8 godzin w dniu, w którym sklep był zamknięty.

Nikt tu nie działa w złej wierze. Po prostu żaden z tych ludzi nie widzi całości.

Co zmienia jeden wspólny panel

W modelu chmurowym każdy czytnik wysyła odbicia do tego samego systemu, niezależnie od tego, w którym mieście stoi. Kadrowa w centrali otwiera panel online pierwszego dnia miesiąca i ma komplet danych ze wszystkich punktów. Nie prosi o nic, nie scala, nie czeka.

Trzy rzeczy, które pojawiają się natychmiast po uruchomieniu:

Po pierwsze, wspólna definicja czasu pracy. Godzina rozpoczęcia znaczy to samo w każdym oddziale, bo liczy ją to samo urządzenie według tych samych reguł, a nie kierownik według własnego uznania.

Po drugie, porównywalność. Możesz zestawić oddziały ze sobą: gdzie jest najwięcej nadgodzin, gdzie najwyższa absencja, gdzie regularnie brakuje obsady w soboty. Dopóki dane siedzą w ośmiu arkuszach, takie porównanie zajmuje dzień i nikt go nie robi.

Po trzecie, jeden termin. Ewidencja zamyka się wtedy, kiedy zamyka się miesiąc, a nie wtedy, gdy odezwie się ostatni kierownik.

Uprawnienia, czyli kto co widzi

To pierwsze pytanie, jakie zadaje każdy właściciel sieci, i słusznie. Kierownik sklepu w Gdańsku nie powinien oglądać godzin ani danych pracowników z Katowic.

Sensowny układ w sieci detalicznej wygląda tak:

Ostatni wiersz bywa niedoceniany, a oszczędza najwięcej czasu. Zamiast wysyłać biuru osiem załączników mailem, dajesz mu wąski dostęp do gotowych danych. Rozwinęliśmy ten wątek w tekście o tym, kiedy udostępnić system RCP biuru rachunkowemu.

Pracownik, który pracuje w kilku punktach

W sieciach handlowych i gastronomicznych to codzienność. Ktoś wskakuje na zastępstwo do sąsiedniego sklepu, ktoś inny na stałe dzieli tydzień między dwie lokalizacje.

W arkuszach ta sytuacja generuje albo podwójne liczenie, albo lukę. W jednym systemie pracownik jest jeden, a odbicia trafiają do jego karty niezależnie od tego, na którym czytniku ich dokonał. Godziny sumują się poprawnie, a przy okazji widać, ile pracy jednego punktu wykonał personel innego. To informacja przydatna przy rozliczaniu kosztów między oddziałami i przy ocenie, czy dany sklep faktycznie ma za mało etatów.

Ile to kosztuje przy kilku lokalizacjach

Tu jest niespodzianka dla większości pytających. Abonament zależy od liczby pracowników, a nie od liczby oddziałów ani czytników. Otwarcie dziewiątego sklepu nie podnosi opłaty za oprogramowanie, o ile mieścisz się w progu.

Policzmy sieć ośmiu punktów po dwanaście osób, czyli 96 pracowników:

• abonament w progu do 100 osób: 769 zł netto miesięcznie, co daje 8 zł na pracownika
• osiem czytników wewnętrznych przy zakupie: 7 920 zł netto jednorazowo
• albo osiem czytników w wynajmie: 720 zł netto miesięcznie
• opłata aktywacyjna: 290 zł netto, raz

Przy zakupie sprzętu roczny koszt utrzymania sieci to 9 228 zł, czyli mniej niż 100 zł rocznie na pracownika. Powyżej stu osób wchodzi wariant bez limitu, wyceniany indywidualnie, w którym montaż czytnika jest po naszej stronie. Pełne zestawienie progów znajdziesz w cenniku, a porównanie obu modeli finansowania sprzętu w tekście o wynajmie i zakupie rejestratora.

Internet w małym punkcie i co się dzieje, gdy go zabraknie

Najczęstsza obawa przy sieciach: „w naszym sklepie w galerii sieć potrafi paść na pół dnia”. To realne ryzyko, ale nie takie, jak się wydaje.

Czytnik zapisuje odbicia lokalnie i wysyła je po odzyskaniu połączenia. Pracownik nie zauważa różnicy, kierownik zobaczy dane z opóźnieniem. Nic nie ginie. Opisaliśmy dokładnie, co dzieje się z danymi w trybie offline.

Praktyczna wskazówka przy lokalach w galeriach handlowych: jeśli sieć administratora obiektu bywa zawodna, prostszym rozwiązaniem od walki z nią jest własny router z kartą SIM. Koszt kilkudziesięciu złotych miesięcznie, jeden punkt awarii mniej.

Jak wdrożyć to w sieci, nie zatrzymując firmy

Nie uruchamiaj wszystkich lokalizacji tego samego dnia. Sprawdzony rytm wygląda tak:

1. Wybierz dwa punkty pilotażowe: jeden duży, jeden mały. Ten mały jest ważniejszy, bo tam problemy widać wyraźniej.
2. Przez miesiąc prowadź w nich ewidencję równolegle, po staremu i w systemie. Rozbieżności to Twoja lista rzeczy do ustawienia.
3. Ustal reguły raz dla całej sieci: zaokrąglenia, tolerancję spóźnień, sposób zgłaszania korekt, kto zatwierdza nadgodziny.
4. Rozwijaj po dwa, trzy punkty na tydzień, zaczynając od kierowników, którzy sami się zgłosili.
5. Wyznacz jedną osobę w centrali odpowiedzialną za system. Nie zespół, nie komisję. Jedną osobę.

Punkt trzeci jest tym, który najczęściej się pomija, a odpowiada za większość późniejszych sporów. Jeśli zaokrąglenia i tolerancje nie są ustalone centralnie, każdy oddział wypracuje własne i po pół roku wrócisz do stanu wyjściowego, tylko drożej. Przy okazji warto sprawdzić, gdzie przebiegają granice zaokrąglania czasu pracy.

Najczęstsze pytania

Czy każdy oddział potrzebuje własnego konta w systemie?

Nie. Sieć działa na jednym koncie firmowym, w którym lokalizacje są wydzielone, a dostęp kierowników ograniczony do ich punktu. Osobne konta rozbiłyby to, po co wdraża się system.

Czy abonament rośnie z każdą nową lokalizacją?

Nie, zależy wyłącznie od liczby pracowników. Nowy oddział oznacza koszt czytnika, a opłatę za oprogramowanie zmienia dopiero przekroczenie progu zatrudnienia.

Jak rozliczyć pracownika, który pracował w dwóch sklepach w jednym tygodniu?

Jego godziny sumują się automatycznie, bo w systemie jest jedną osobą. Dodatkowo widać podział na lokalizacje, co przydaje się przy rozliczaniu kosztów między oddziałami.

Czy centrala widzi dane osobowe pracowników wszystkich oddziałów?

Zakres dostępu ustala administrator. Standardowo kadry widzą pełne dane, zarząd tylko poziom zbiorczy, a kierownik oddziału wyłącznie swój zespół. Uprawnienia warto opisać w dokumentacji przetwarzania danych.

Podsumowanie

Sieć nie potrzebuje ośmiu systemów. Potrzebuje jednego, w którym osiem osób widzi dokładnie tyle, ile powinno. Reszta – porównywalność oddziałów, jeden termin zamknięcia miesiąca, koniec ze scalaniem arkuszy – wychodzi z tego sama.

Prowadzisz kilka punktów i chcesz zobaczyć, jak to wygląda na Twoich danych? Napisz do nas – ustawimy strukturę lokalizacji i uprawnień, a Ty sprawdzisz ją najpierw na dwóch oddziałach w ramach bezpłatnego demo.