Konfigurator systemu RCP rozwiązuje jeden konkretny problem — pozwala uzyskać wycenę dopasowaną do parametrów firmy bez czekania na kontakt handlowy. To narzędzie użyteczne i szybkie, ale jak każdy kalkulator online, liczy tylko to, co zostało wprost zapytane. Reszta kosztów i decyzji zostaje po stronie firmy.
W skrócie
- Konfigurator liczy cenę sprzętu i licencji na podstawie podanych parametrów — liczby pracowników, metody logowania, liczby lokalizacji.
- Nie liczy automatycznie: czasu wdrożenia, kosztu integracji z istniejącym systemem kadrowo-płacowym, przygotowania dokumentacji RODO.
- Rekomendacja: przejdź konfigurację dwa razy — raz z parametrami bieżącymi, raz z parametrami przewidywanymi za dwanaście miesięcy, żeby zobaczyć różnicę w cenie przy wzroście firmy.
- Wyjątek: przy bardzo specyficznej strukturze firmy (kilka marek, kilka form prawnych, nietypowe godziny pracy) sam konfigurator może nie obsłużyć wszystkich niuansów i warto od razu skontaktować się z działem handlowym równolegle z konfiguracją.
Jakie parametry warto przygotować przed otwarciem konfiguratora
Konfiguracja przebiega szybciej i daje bardziej użyteczny wynik, jeśli firma ma przygotowane trzy liczby, zanim zacznie wypełniać formularz: aktualną liczbę pracowników, którzy mają być objęci systemem, liczbę lokalizacji, które mają działać pod jednym panelem administracyjnym, oraz preferowaną metodę logowania dla każdej grupy pracowników, jeśli firma planuje różne metody dla różnych stanowisk.
Bez tych trzech liczb konfiguracja i tak jest możliwa, ale wymaga więcej prób i poprawek, zanim wynik faktycznie odpowiada rzeczywistej sytuacji firmy.
Co konfigurator liczy dobrze
Konfigurator RCP daje precyzyjną wycenę tam, gdzie parametry są jednoznaczne i policzalne: cena licencji zależna od liczby pracowników i wybranego progu pakietu, cena urządzeń zależna od ich liczby i modelu, oraz ewentualne koszty akcesoriów, jeśli firma dolicza je już na etapie konfiguracji.
To jest solidny fundament do porównania ofert i do wstępnego budżetowania — problem zaczyna się, gdy firma traktuje tę liczbę jako całkowity koszt wdrożenia, bez uwzględnienia elementów, których żaden konfigurator nie zapyta.
Trzy koszty, których konfigurator nie liczy automatycznie
Pierwszy to czas wdrożenia i przeszkolenia zespołu — konfigurator podaje cenę sprzętu i licencji, nie czas potrzebny na skonfigurowanie systemu pod strukturę organizacyjną firmy, wprowadzenie danych pracowników i przeszkolenie osób obsługujących system na co dzień.
Drugi to integracja z istniejącym programem kadrowo-płacowym. Jeśli firma korzysta z systemu typu Enova, Comarch Optima albo Symfonia, sprawdzenie zakresu i kosztu integracji jest osobnym krokiem, niezależnym od samej wyceny sprzętu — więcej o tym temacie pisaliśmy w tekście o integracji RCP z programem kadrowo-płacowym.
Trzeci to dokumentacja wewnętrzna wymagana przy wprowadzaniu elektronicznej ewidencji czasu pracy — regulamin, klauzula informacyjna dla pracowników, ewentualne konsultacje z działem prawnym albo inspektorem ochrony danych. Ten temat rozwinęliśmy szerzej w artykule o wdrożeniu systemu RCP bez stresu.
Jeśli firma planuje wzrost w ciągu roku — przelicz konfigurację dwa razy
Rekomendacja praktyczna dla firm w fazie wzrostu: przejdź przez konfigurator dwa razy z różnymi parametrami — raz odpowiadającymi bieżącemu stanowi, raz przewidywanemu stanowi za dwanaście miesięcy. Różnica w cenie między tymi dwoma wynikami pokazuje, ile kosztowałaby migracja na wyższy pakiet w środku roku, w porównaniu z zakupem wyższego pakietu od razu, z rezerwą.
Wyjątek dotyczy firm bez konkretnych planów rekrutacyjnych, gdzie przewidywanie stanu za rok byłoby czystym zgadywaniem — tam sensowniej jest oprzeć się na parametrach bieżących i zaakceptować możliwość późniejszej korekty pakietu, jeśli sytuacja się zmieni.
Jak porównać wynik konfiguratora z ofertą konkurencyjną
Mając wycenę z konfiguratora, warto sprawdzić, czy konkurencyjna oferta dotyczy tego samego zakresu — czy obejmuje te same elementy: sprzęt, licencję, wsparcie techniczne przez określony czas. Oferty, które wyglądają znacząco tańsze na pierwszy rzut oka, czasem dotyczą węższego zakresu niż to, co pokazuje pełna konfiguracja z uwzględnieniem wszystkich potrzebnych elementów.
Co zrobić z wynikiem konfiguracji
Zapisz wynik konfiguracji wraz z dokładnymi parametrami, które zostały wprowadzone — liczba pracowników, lokalizacji, wybrana metoda logowania. Ta dokumentacja jest przydatna nie tylko do porównania z innymi ofertami, ale też do rozmowy z działem handlowym, jeśli firma ma pytania dotyczące elementów, których sam konfigurator nie obejmuje.
Pytania, które padają najczęściej
Czy wynik konfiguratora jest wiążącą ofertą?
Zwykle jest to wycena orientacyjna, oparta na standardowych parametrach — ostateczna oferta handlowa może uwzględniać dodatkowe elementy albo indywidualne warunki, dlatego warto potwierdzić wynik w rozmowie z działem handlowym przed podjęciem decyzji.
Czy da się skonfigurować pakiet z niestandardową kombinacją metod logowania dla różnych grup pracowników?
Zależy od możliwości konkretnego konfiguratora — jeśli formularz nie przewiduje takiej kombinacji wprost, warto skontaktować się z działem handlowym równolegle, żeby uzyskać wycenę dopasowaną do niestandardowej struktury.
Wycenę systemu rejestracji czasu pracy dopasowaną do parametrów konkretnej firmy umożliwia konfigurator RCP dostępny na stronie RCM Control.
Czas na automatyzację HR?
Przetestuj system ewidencji przez 14 dni za darmo. Fizyczny czytnik wyślemy Ci kurierem.