Darmowe demo systemu RCP na 14 dni – jak testować, żeby test miał sens

Najczęstszy scenariusz nieudanego testu wygląda tak. Czytnik wisi przy wejściu od wtorku. Odbija się na nim właściciel, dwie osoby z księgowości i ktoś, kto akurat przechodził. W piątek prezes zagląda do panelu, widzi jedenaście wpisów i mówi: „no dobra, działa”. Po czym nikt nie wie, czy system rozliczy nadgodziny brygady nocnej, bo brygada nocna nigdy się na nim nie odbiła.

Test, który nie odtwarza normalnego tygodnia pracy, nie jest testem. Jest demonstracją, że urządzenie się włącza.

Zestaw demo udostępniamy na czternaście dni – bez opłaty, bez umowy, z kompletnym czytnikiem i dostępem do panelu. Poniżej opisujemy, jak wykorzystać ten czas, żeby po dwóch tygodniach mieć odpowiedź, a nie wrażenie.

Dlaczego akurat czternaście dni

Bo dwa tygodnie to dziesięć dni roboczych, a więc dwa pełne cykle tygodniowe. To minimum, przy którym w danych pojawią się rzeczy, które w firmie zdarzają się naprawdę: poniedziałkowy korek przy wejściu o 6:00, piątkowe wcześniejsze wyjścia, jedno L4, jeden urlop na żądanie, ktoś zapomni karty, ktoś przyjdzie po godzinach dokończyć zlecenie.

Tydzień tego nie pokaże. Trzy dni – tym bardziej.

Jest też druga sprawa, mniej oczywista. Przez pierwsze trzy, cztery dni ludzie odbijają się z nadmierną starannością, bo wiedzą, że „coś testujemy”. Dopiero w drugim tygodniu zachowania wracają do normy i widać, jak system zadziała naprawdę.

Plan na dwa tygodnie

Poniższy harmonogram sprawdza się w firmach od kilkunastu do stu osób. Przy większej skali warto wydłużyć każdy etap o kilka dni.

Zwróć uwagę na dzień ósmy. To moment, w którym najczęściej wychodzą rzeczy naprawdę ważne – bo dopiero zestawienie raportu z papierową listą obecności pokazuje, ile godzin dotąd ginęło albo doliczało się samo.

Siedem rzeczy do sprawdzenia

Nie testuj wszystkiego. Testuj to, co w Twojej firmie może pójść źle.

1. Przepustowość o szczycie. Jeśli o 6:00 wchodzi jednocześnie czterdzieści osób, policz, ile trwa odbicie jednej – i pomnóż.
2. Skuteczność odczytu u pracowników fizycznych. Zniszczone opuszki, ślady po zaprawie, rękawice. Tu wybór między odciskiem a kartą przestaje być teorią.
3. Zachowanie przy braku internetu. Wyjmij kabel sieciowy na godzinę i zobacz, czy odbicia z tego czasu wpadną do systemu po ponownym podłączeniu.
4. Zgodność raportu z rzeczywistością. Weź trzech losowych pracowników i przejdź ich tydzień godzina po godzinie.
5. Obsługa wyjątków. Zapomniana karta, spóźnienie z powodu awarii pociągu, wyjście prywatne w środku dnia.
6. Eksport do kadr. To najczęstszy punkt zapalny przy wdrożeniach i jednocześnie ten, który najłatwiej sprawdzić – wystarczy jeden plik.
7. Czytelność panelu dla osoby, która go nie konfigurowała. Posadź kadrową przed panelem bez instrukcji i patrz, gdzie się zatrzyma.

Kogo wciągnąć do testu

Właściciel firmy jest najgorszym testerem systemu RCP, bo odbija się dwa razy dziennie i nie robi ewidencji. Do testu potrzebujesz czterech ról:

Osoby, która rozlicza czas pracy – kadrowa albo księgowa. To ona powie, czy raport oszczędza jej trzy godziny w miesiącu, czy dokłada dwie. Brygadzisty lub kierownika zmiany, bo to on zatwierdza nadgodziny i pierwszy usłyszy narzekanie. Kogoś z hali albo ze sklepu – najlepiej osoby, która nie pała entuzjazmem do nowinek. Jeśli ona odbije się bez problemu, reszta też. I wreszcie osoby od IT, choćby na godzinę pierwszego dnia, żeby potwierdziła, że urządzenie działa w firmowej sieci.

Cztery osoby, dwa tygodnie. Tyle wystarczy.

Zaplanuj sytuacje trudne, nie czekaj na nie

W drugim tygodniu przestań testować to, co działa, i sprawdź to, co może nie zadziałać. Poproś jednego pracownika, żeby „zgubił” kartę i zobacz, jak wygląda procedura zastępcza. Zasymuluj korektę: ktoś odbił wyjście o 15:00, a wyszedł o 17:00 – kto i w ilu kliknięciach to poprawi oraz czy zostanie ślad tej zmiany w systemie. Jeśli pracujesz na zmiany, upewnij się, że w teście znajdzie się przejście przez północ, bo właśnie tam naliczanie dodatku za porę nocną potrafi się rozjechać.

Ślad korekty jest zresztą istotny nie tylko operacyjnie. Ewidencja czasu pracy to dokument, który pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać, a przy kontroli inspektor pyta nie tylko o same godziny, ale też o to, kto i kiedy je zmieniał.

Czego demo nie sprawdzi – i lepiej to wiedzieć

Dwa tygodnie mają swoje granice. Nie zweryfikujesz w tym czasie trwałości urządzenia w trudnych warunkach, bo pyłu z całego kwartału nie da się przyspieszyć. Nie zobaczysz, jak zachowuje się system przy zamknięciu roku ani przy rozliczeniu długiego okresu rozliczeniowego. Nie ocenisz też realnie jakości wsparcia technicznego, bo w okresie testowym każdy dostawca odpowiada szybko.

Na te rzeczy są inne narzędzia: pytanie o warunki gwarancji, rozmowa z obecnym klientem z Twojej branży i uważne przeczytanie umowy. Test sprzętu nie zastąpi żadnej z nich.

Trzy pytania, które kończą test

Czternastego dnia usiądź z kadrową i brygadzistą i odpowiedzcie na trzy pytania. Czy raport z systemu można wysłać do naliczenia płac bez poprawiania go ręcznie? Czy w ciągu dziesięciu dni roboczych pojawił się choć jeden problem, którego nie dało się rozwiązać? Ile godzin pracy miesięcznie oszczędza ten system osobie, która rozlicza czas pracy?

Trzy odpowiedzi „tak, nie, kilka” oznaczają, że można przechodzić do rozmowy o konfiguracji i cenniku. Każdy inny zestaw odpowiedzi oznacza, że trzeba zmienić coś w konfiguracji i przetestować jeszcze raz – a nie kupować i liczyć, że samo się ułoży.

Najczęstsze pytania

Czy zestaw demo jest naprawdę bezpłatny?

Tak. Przez czternaście dni nie płacisz za urządzenie ani za dostęp do panelu. Nie ma też opłaty aktywacyjnej – tę doliczamy dopiero przy uruchomieniu konta produkcyjnego.

Co się dzieje z danymi zebranymi w czasie testu?

Jeśli zdecydujesz się na wdrożenie, dane z okresu testowego zostają w systemie i możesz na ich podstawie rozliczyć te dwa tygodnie. Jeśli rezygnujesz, konto zostaje zamknięte, a dane usunięte.

Ile osób może brać udział w teście?

Tyle, ile chcesz – ograniczeniem jest liczba czytników, a nie liczba pracowników. Przy jednym punkcie odbicia sensowny test obejmuje zwykle jeden dział albo jedną zmianę.

Czy podczas demo da się sprawdzić integrację z programem kadrowo-płacowym?

Tak i warto to zrobić. Eksport do enova365, Comarch Optima i Symfonii działa w wersji testowej tak samo jak w produkcyjnej.

Na koniec

Dobrze przeprowadzony test kosztuje Cię jakieś sześć godzin rozłożonych na dwa tygodnie. W zamian dostajesz decyzję opartą na danych z własnej firmy, a nie na prezentacji handlowca – i, co bywa cenniejsze, listę rzeczy, które trzeba ustawić inaczej, zanim system wejdzie na stałe.

Chcesz zacząć? Napisz albo zadzwoń – ustalimy, który rejestrator ma sens w Twoich warunkach, i wyślemy zestaw demo z gotową konfiguracją panelu online.