Pracownicy tymczasowi i sezonowi. Jak sprawnie zarządzać ewidencją przy rotacji kadr?

Zarządzanie ewidencją pracowników sezonowych i tymczasowych najszybciej zoptymalizujesz, wdrażając system rejestracji czasu pracy oparty na wymiennych kartach zbliżeniowych. Zamiast za każdym razem od nowa wyrabiać imienne przepustki lub codziennie drukować papierowe listy obecności, w systemie cyfrowym administrator może w kilkanaście sekund przypisać uniwersalną kartę nowej osobie z agencji pracy. W momencie zakończenia zlecenia (np. po tygodniu), kartę wystarczy zablokować w programie, odebrać od pracownika i natychmiast udostępnić kolejnemu zatrudnionemu. Takie rozwiązanie eliminuje biurokrację, drastycznie obniża koszty materiałowe i ułatwia raportowanie wypracowanych godzin na liniach produkcyjnych czy w magazynach.

Rotacja to koszmar dla tradycyjnych działów kadr

Zjawisko wysokiej rotacji jest naturalne w wielu branżach – od logistyki i budownictwa, przez rolnictwo, aż po gastronomię i hotelarstwo w sezonie wakacyjnym. Kiedy firma wspiera się personelem z zewnętrznych agencji pracy tymczasowej, na terenie zakładu codziennie mogą pojawiać się nowe twarze. Ręczne wpisywanie dziesiątek nowych nazwisk do arkuszy kalkulacyjnych jest nie tylko żmudne, ale też generuje ogromne ryzyko pomyłek.

Co więcej, pracownicy tymczasowi są zazwyczaj wynagradzani za przepracowane roboczogodziny. Brak precyzyjnego narzędzia sprawia, że agencje mogą wystawiać faktury bazujące na „zaokrąglonych” lub zadeklarowanych przez samych pracowników czasach pracy, które są niemal niemożliwe do zweryfikowania przez pracodawcę użytkownika. Dlatego montaż odpowiedniej technologii to inwestycja chroniąca interesy Twojej firmy.

Błyskawiczny proces wdrażania (onboarding)

Jeśli hala wyposażona jest w rejestratory czasu pracy, proces przyjmowania nowej ekipy skraca się do minimum. Zamiast zamawiać karty z wydrukowanym zdjęciem i nazwiskiem, firma operuje pulą tzw. kart bezimiennych (np. oznaczonych numerami od 1 do 100). Gdy nowy pracownik stawia się na portierni, otrzymuje np. Kartę nr 15. Kierownik wpisuje w systemie chmurowym nazwisko pracownika i łączy je z tym konkretnym numerem identyfikatora. Od tego momentu każda odbita minuta ląduje na koncie pracownika tymczasowego.

Tabela: Metody ewidencji a duża rotacja kadr

Nie każda metoda logowania sprawdza się równie dobrze w środowisku, gdzie załoga zmienia się z tygodnia na tydzień.

Transparentne rozliczenia z agencjami

Koniec miesiąca (lub koniec zlecenia) to czas rozliczeń. Posiadając sprawdzony system rejestracji czasu pracy, firma nie musi spierać się z agencją o różnice w stawkach. Odpowiednie moduły oprogramowania potrafią wygenerować zestawienie przefiltrowane tylko dla pracowników danej agencji. Plik ze stemplem czasowym co do sekundy stanowi niepodważalny dokument, na podstawie którego agencja wystawia fakturę VAT za faktycznie wyświadczone usługi robocze.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

1. Kto ponosi koszt, gdy pracownik tymczasowy zgubi kartę?

Kwestię tę zazwyczaj reguluje się w umowie o świadczenie usług z agencją pracy. Można zawrzeć zapis, że w przypadku utraty przepustki wydanej przez pracodawcę użytkownika, agencja pokrywa koszt wydania duplikatu (często potrącając tę kwotę z wynagrodzenia samego pracownika).

2. Czy system może rozdzielać pracowników na różne agencje?

Tak. Oprogramowanie pozwala na tworzenie działów lub grup. Możesz utworzyć w systemie grupy „Agencja A”, „Agencja B” i przypisywać do nich nowo dodawanych pracowników. Bardzo ułatwia to późniejsze generowanie i wysyłanie niezależnych raportów finansowych.

3. Jak usunąć dostęp osobie, która porzuciła pracę z dnia na dzień?

To jedna z największych zalet systemu chmurowego. Jeśli pracownik nie pojawi się na zmianie i wiadomo, że porzucił zlecenie, administrator po prostu wchodzi w jego profil i dezaktywuje przypisaną kartę. Gdyby spróbował wejść na teren zakładu następnego dnia, czytnik odmówi dostępu.

4. Czy pracownik tymczasowy powinien mieć w systemie przypisany sztywny grafik?

To zależy od ustaleń z agencją, jednak najczęściej pracownikom tymczasowym przypisuje się status ewidencji godzinowej (czyli bez narzuconego z góry harmonogramu). System po prostu liczy czas od momentu odbicia karty przy wejściu do momentu jej odbicia przy wyjściu z hali.

5. Czy agencja może sama zarządzać ewidencją swoich pracowników w moim systemie?

Z technicznego punktu widzenia jest to możliwe. Podobnie jak w przypadku biura rachunkowego, możesz utworzyć w systemie RCP osobne subkonto dla koordynatora agencji, dając mu wgląd w czas pracy wyłącznie tych pracowników, których ta agencja dla Ciebie dostarczyła.