Wprowadzenie do systemów RCP
W dobie cyfryzacji, ciągle rozwijającej się branży IT i rosnącego znaczenia efektywności operacyjnej, rejestracja czasu pracy (RCP) stała się istotnym elementem zarządzania zasobami ludzkimi. Odpowiedni system rejestracji czasu pracy pozwala nie tylko spełniać wymagania prawne, ale także wspiera efektywne zarządzanie zespołem jak również przyczynia się do zmniejszenia kosztów pracy.
Każda firma po wprowadzeniu systemu rejestracji czasu pracy odnotowała niższe koszty związane z pracą ludzi. Elektroniczny system kontroli czasu pracy uniemożliwia stosowanie nadużyć związanych z wpisywaniem w listę obecności nieistniejących godzin pracy.
Decydując się na wprowadzenie systemu RCP nasuwa się pytanie, który system wybrać? Czym różnią się poszczególne rozwiązania? Jakie funkcje są naprawdę potrzebne, a które to tylko mało istotne dodatki?
Czym jest system rejestracji czasu pracy (RCP)?
System rejestracji czasu pracy to narzędzie – programowe, sprzętowe lub hybrydowe – które pozwala nadzorować i dokumentować godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników. Rozbudowane systemy RCP poza ewidencjonowaniem rozpoczęcia i zakończenia pracy posiadają dodatkowe funkcje, np.:
- ewidencję przerw,
- rejestrację nadgodzin,
- raportowanie spóźnień i nieobecności,
- integrację z systemami kadrowo-płacowymi,
- zarządzanie grafikami i wnioskami urlopowymi.
Systemy rejestracji czasu pracy pozwalają w wygodny i łatwy sposób zmniejszyć koszty pracy pracowników. System RCP uniemożliwia stosowanie nadużyć w naliczaniu godzin pracy tak jak to się ma w przypadku klasycznych list obecności. To system przelicza godziny obecności w pracy i pracownik nie ma wpływu na edytowanie zawartych w systemie danych.
System rejestracji czasu pracy – co mówi prawo?
Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 149 §1), pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Od 1 stycznia 2019 r., po nowelizacji przepisów, ewidencja ta musi być prowadzona w sposób odzwierciedlający faktyczny czas pracy, niezależnie od rodzaju umowy.
Wymagania prawne obejmują zawarcie podstawowych informacji:
- data i godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- liczbę przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym,
- ilość godzin pracy w godzinach nadliczbowych,
- rejestr dni wolnych, urlopów i zwolnień lekarskich.
Prowadzenie ewidencji czasu pracy może odbywać się w formie papierowej lub elektronicznej, jednak z punktu widzenia efektywności i bezpieczeństwa, coraz więcej firm decyduje się na systemy cyfrowe. Cyfrowa ewidencja czasu pracy zwiększa szybkość uzyskania danych oraz pozwala na generowanie raportów do zewnętrznych systemów księgowych.
Rodzaje systemów rejestracji czasu pracy
Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań oferujących rejestrację czasu pracy, począwszy od prostych systemów ewidencjonujących wyłącznie rozpoczęcie i zakończenie pracy. Skończywszy na rozbudowanych hybrydowych systemach mogących służyć jako elektroniczna lista obecności.
- Systemy manualne (papierowe)
Klasyczne, najprostsze i najtańsze, ale również najbardziej podatne na błędy i nadużycia. Wymagają ręcznego uzupełniania przez pracowników lub kierownika papierowego formularza listy obecności. Zaletą papierowych systemów ewidencji pracy jest niski koszt wdrożenia, ale w praktyce są coraz rzadziej stosowane. W przypadku dużych firm wersje papierowe ewidencji czasu pracy już nie istnieją.
- Systemy elektroniczne (lokalne)
Systemy oparte na wyłącznym działaniu pojedynczego lokalnego rejestratora czasu pracy. Pracownicy rozpoczynają i zakańczają pracę poprzez logowanie się bezpośrednio na rejestratorze. W celu logowania wpisują kod PIN, zbliżają kartę magnetyczną lub identyfikują się poprzez odcisk linii papilarnych.
Administrator, aby pobrać dane jak np. listę obecności musi bezpośrednio do rejestratora podłączyć pamięć USB i zgrać dane na nośnik danych. Rejestratory lokalne nie dokonują również podliczeń ewidencji czasu pracy, zapisują jedynie datę i godzinę logowania się pracownika.
- Systemy programowe
Rejestracja czasu pracy oparta o działanie wyłącznie dedykowanego oprogramowania instalowanego na zewnętrznych nośnikach jak np. komputer czy smartfon. W praktyce pracownicy firmy instalują na swoich smartfonach aplikację nadzorującą ich pracę. Aplikacja uruchamiana jest podczas rozpoczęcia pracy i wyłączana na jej koniec. Podobnie się to ma z aplikacjami instalowanymi na komputery – pracownik biurowy uruchamia/ zakańcza aplikację na komputerze służącym mu do pracy.
Programowe systemy rejestracji czasu pracy są dobrym rozwiązaniem dla pracowników wykonujących prace zdalne oraz przedstawicieli handlowych. Dodatkowo kontrowersje rodzą się w przypadku, gdy pracodawca prosi pracownika o instalacje na jego telefonie zewnętrznej aplikacji RCP. Pracownik co do zasady może na to nie wyrazić zgody – chyba że korzysta z służbowego smartfonu.
- Systemy Hybrydowe
Hybrydowe systemy rejestracji czasu pracy to połączenie systemu lokalnego i zdalnego. Systemy hybrydowe obecnie są najbardziej zaawansowanymi systemami rejestracji czasu pracy. Pracownik rozpoczynający lub kończący pracę dokonuje logowania bezpośrednio przy rejestratorze czasu pracy, ten natomiast dzięki komunikacji RCP online przesyła informację o logowaniu bezpośrednio do bazy danych i systemu.
Administrator z poziomu zdalnego konta admina ma możliwość zalogować się do rejestratora lub bezpośrednio do zdalnej ewidencji czasu pracy i wykonać szczegółowe raporty. Nie jest konieczna obecność przy rejestratorze RCP, pobranie danych odbywa się z poziomu aplikacji i serwera.
Zdalna komunikacja i jednocześnie lokalna identyfikacja pracowników tworzą hybrydowe rozwiązanie odporne na wszelkiego rodzaju naruszenia i nieprawidłowości. Rozbudowana elektroniczna ewidencja czasu pracy pozwala na zaprzestanie wypełniania klasycznych papierowych list obecności.
System RCP – na co zwrócić uwagę?
Nie każdy system nadaje się do każdej firmy, decydując się na wdrożenie RCP warto przeanalizować kluczowe dane. Przed wyborem warto zwrócić uwagę na poniższe funkcje:
- Precyzja danych
System powinien rejestrować konkretne daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko „obecność”. Dodatkowo zegar powinien podlegać okresowej synchronizacji oraz zmianie czasu letni / zimowy.
- Obsługa pracy zmianowej i grafików
Możliwość planowania grafików z wyprzedzeniem czasowym i przypisywania pracowników do konkretnych zmian, stanowisk oraz określonych grup pracowniczych.
- Integracja z zewnętrznymi programami
Możliwość automatycznego przesyłania danych do zewnętrznych programów rozliczeniowo-kadrowych jak np. (np. Enova, SAP, Optima). Automatyczne generowanie raportów redukuje błędy i oszczędza czas działu HR.
- Moduł urlopowy i absencyjny
System poza ewidencją godzin powinien prowadzić pełną ewidencję czasu pracy pracownika z uwzględnieniem jego nieobecności np. urlopu, zwolnienia lekarskiego lub nieobecności nieusprawiedliwionych.
Jak wybrać odpowiedni system rejestracji czasu pracy?
a) Analiza potrzeb firmy
- Ilu pracowników zatrudniasz?
- Czy masz wielu pracowników zdalnych lub terenowych?
- Czy potrzebujesz rozliczać czas według projektów?
- Jakie są Twoje wymagania prawne (np. wynikające z pracy zmianowej)?
b) Budżet i skalowalność
- Jaki budżet możesz przeznaczyć?
- Czy system musi być skalowalny – np. w przypadku wzrostu zatrudnienia?
c) Testy i demo
Zanim zdecydujesz się na zakup – skorzystaj z wersji demo. Większość firm oferuje 14-dniowy bezpłatny okres testowy.
d) Bezpieczeństwo danych
Upewnij się, że system spełnia wymagania RODO, oferuje backupy danych i szyfrowanie transmisji i bazy danych oraz dodatkowe zabezpieczenia prywatności.
e) Wsparcie techniczne i szkolenie
Sprawdź, czy dostawca oferuje wsparcie helpdesk, materiały szkoleniowe i pomoc we wdrożeniu. Ważne aby oferowane wsparcie techniczne było aktywne w godzinach pracy Twojej firmy.
PRZYDATNE LINKI: