Wybór odpowiedniego sprzętu do ewidencji to jedna z najważniejszych decyzji dla działu HR i administracji podczas wdrażania nowego oprogramowania. Firmy różnią się od siebie wielkością, specyfiką pracy oraz kulturą organizacyjną, dlatego nie istnieje jedna, uniwersalna metoda potwierdzania obecności. Dla jednych wystarczająca będzie prosta karta zbliżeniowa, inni z racji podwyższonych standardów bezpieczeństwa postawią na biometrię. Przyjrzyjmy się najpopularniejszym rozwiązaniom dostępnym na rynku i sprawdźmy, co sprawdzi się najlepiej w Twoim biznesie.
Klasyka w biurach i na halach, czyli PIN i karty
Najczęściej spotykaną formą logowania na dedykowanych urządzeniach są zbliżeniowe karty magnetyczne (RFID 13,56 Mhz) oraz kody PIN. To rozwiązania stosunkowo tanie we wdrożeniu i bardzo intuicyjne dla wszystkich pracowników. Wyposażając stanowiska w nowoczesne rejestratory czasu pracy, możemy w kilka chwil z poziomu zdalnego panelu przypisać każdemu członkowi zespołu unikalną przepustkę lub 9-znakowy kod, którym posłuży się rano i po południu.
Karty sprawdzają się świetnie w firmach produkcyjnych, magazynach i dużych biurowcach, gdzie pełnią też często funkcję klucza do drzwi. Ich minusem jest jednak to, że pracownicy mogą o nich zapomnieć, zgubić je lub zostawić w domu. W takich sytuacjach z pomocą przychodzi alternatywna metoda w postaci wpisania kodu na klawiaturze terminala, co gwarantuje, że osoba zatrudniona zawsze będzie mogła rozpocząć swoją zmianę i system odnotuje jej obecność.
Ograniczanie nadużyć przy tradycyjnych metodach
Największym wyzwaniem przy metodach opartych wyłącznie na przepustkach jest zjawisko „koleżeńskiego odbijania” (tzw. buddy punching), czyli logowania karty za spóźnionego współpracownika. Rozwiązaniem tego problemu w ramach własnej konfiguracji jest połączenie metod (wymóg przyłożenia karty i podania kodu PIN jednocześnie) lub przejście na weryfikację fizycznych cech pracownika, co ostatecznie uszczelnia firmowy budżet.
Biometria gwarancją pełnego bezpieczeństwa
Dla firm, w których szczelna i rzetelna ewidencja czasu pracy to absolutny priorytet, najlepszym wyjściem jest identyfikacja na podstawie odcisku linii papilarnych dowolnie wybranego palca. Dzięki czytnikom biometrycznym pracodawca ma stuprocentową pewność, że przy urządzeniu znajduje się dokładnie ta osoba, która widnieje w systemie. To błyskawicznie ucina wszelkie próby oszustw czy nieścisłości na listach płac.
Wdrożenie biometrii w zakładzie pracy często rodzi jednak pytania natury prawnej i obawy załogi o prywatność. Warto wiedzieć, że nowoczesne urządzenia RCM Control nie przechowują fizycznego zdjęcia odcisku palca, a jedynie zaszyfrowany, matematyczny algorytm. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat legalności i bezpieczeństwa tego rozwiązania, przeczytaj nasz szczegółowy artykuł wyjaśniający, czy pracodawca może pobierać odciski palców pracownika.
Aplikacja w smartfonie jako nowa alternatywa
Z myślą o nowoczesnych zespołach, handlowcach oraz osobach ceniących innowacje, w systemie wprowadzono możliwość logowania poprzez smartfon. Użycie dedykowanej aplikacji mobilnej, która odczytuje kod QR lub łączy się z terminalem przez moduł NFC telefonu, to niezwykle szybka opcja. Smartfon mamy dziś zawsze przy sobie, więc znika problem zagubionych przepustek, a proces staje się niezwykle wygodny i bezdotykowy.
Hybrydowe podejście to optymalny wybór
Decydując się na kompleksowy system, nie musisz ograniczać się do jednej sztywnej metody dla całego zakładu. Administrator za pomocą zdalnego panelu może dopasować sposób identyfikacji do konkretnego stanowiska. Możesz wymagać od pracowników biurowych odbijania się smartfonem, zespołom produkcyjnym udostępnić skanery linii papilarnych, a dla gości przygotować karty magnetyczne. Pełna swoboda konfiguracji pozwala zbudować środowisko idealnie dopasowane do Twoich potrzeb.
Czas na automatyzację HR?
Przetestuj system ewidencji przez 14 dni za darmo. Fizyczny czytnik wyślemy Ci kurierem.