Czas pracy – co mówi Kodeks Pracy?
Współczesny rynek pracy stawia coraz większe wymagania zarówno przed pracodawcami, jak i pracownikami. Pozornie są to dwa odmienne spojrzenia na temat kontroli czasu pracy, lecz w rzeczywistości znajdują wspólny mianownik. Jednym z kluczowych aspektów funkcjonowania każdych stosunków pracowniczych jest czas pracy. Zarządzanie nim wymaga nie tylko efektywności organizacyjnej, ale także ścisłego przestrzegania przepisów prawa pracy oraz transparentności zasad.
Pojęcie czasu pracy definiowane jest w Kodeksie pracy jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy lub w innym miejscu wskazanym przez pracodawcę. Zgodnie z przepisami do czasu pracy zalicza się nie tylko faktyczne wykonywanie zadań, ale także okresy gotowości do pracy, podróże służbowe czy uczestnictwo w szkoleniach. Zasadniczo jest to czas, w którym pracownik podlega dyspozycji pracodawcy.
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy podstawowy wymiar czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w standardowym okresie rozliczeniowym. Przekroczenie tych norm skutkuje powstaniem nadgodzin, za które pracownikowi przysługuje dodatkowe wynagrodzenie rekompensata w formie czasu wolnego.
Ewidencja czasu pracy
Zgodnie z brzmieniem kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy każdego pracownika. Ewidencja ta obejmuje m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbę przepracowanych godzin, nadgodziny, dyżury, urlopy i inne nieobecności. Na żądanie pracownika pracodawca musi udostępnić mu ewidencję czasu pracy.
Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy nie jest określona, może to być tradycyjna metoda poprzez papierowe listy obecności lub nowoczesne systemy elektroniczne. Ważne, aby ewidencja prowadzona była rzetelnie i zawierała istotne ustawowo określona dane.
Kontrola czasu pracy przez pracodawcę
Pracodawca ma prawo monitorować czas pracy pracownika, jednak musi to odbywać się z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych i prawa do prywatności. Do kontroli czasu pracy pracodawca może użyć dostępnych prawem metod, najpopularniejsze z nich to system monitoringu lub system rejestracji czasu pracy.
Niezależnie od wybranej metody kontroli czasu pracy pracodawca, kontrolując czas pracy, przetwarza dane osobowe pracowników. Zgodnie z RODO zobowiązany jest do:
- zapewnienia bezpieczeństwa danych,
- przetwarzania danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu,
- informowania pracowników o zakresie i celu przetwarzania.
Rejestracja czasu pracy
Pomiędzy pracodawcą i pracownikiem powstaje stosunek pracy. Pracownik za przepracowane godziny winien jest otrzymać od pracodawcy stosowne wynagrodzenie, każda godzina pracy pracownika jest kosztem dla pracodawcy. Warto zatem wprowadzić odpowiednie narzędzia dokonujące kontroli czasu pracy.
Idealnym narzędziem jest system rejestracji czasu pracy oparty o rejestratory czasu pracy i elektroniczną ewidencję godzin. Dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu pracodawca ma realny wgląd, kiedy rozpoczynają i kończą pracę pracownicy jego przedsiębiorstwa.
System rejestracji czasu pracy – dzięki zastosowaniu rejestratorów czasu pracy może w znaczący sposób ograniczyć nadużycia stosowane przez nieuczciwych pracowników. Głównymi nadużyciami po stronie pracowników w relacji pracodawca pracownik jest wpisywanie nieistniejących godzin pracy. Każda dopisana godzina pracy przez nieuczciwego pracownika to dla niego wymierny zysk i strata dla pracodawcy.
Warto zatem rozważyć wdrożenie nowoczesnych metod kontroli czasu pracy i wyposażyć swoje przedsiębiorstwo w system RCP i rejestratory czasu pracy.
Kontrola czasu pracy – rejestratory czasu pracy
Skuteczną metodą kontroli czasu pracy są rejestratory czasu pracy szczególnie w połączeniu z rozbudowanymi systemami RCP online. Pracownicy rozpoczynający i kończący pracę zobowiązani sią do logowania się na dedykowanym urządzeniu jakim jest rejestrator czasu pracy. Rejestrator RCP identyfikuje określonego pracownika i zapisuje jego logowanie wraz z datą i godzina. Uzyskane informację poprzez moduł RCP online przesyła do systemu zarządzającego.
Oczywistym jest, że pracownicy na rejestratorze RCP muszą się logować, gdy rozpoczynają i zakańczają pracę, lecz mogą to również robić dodatkowo, gdy rozpoczynają i zakańczają przerwę. W ten sposób pracodawca ma kontrolę nie tylko nad ilością przepracowanych godzin, lecz również czasem spędzonym na przerwie do pracy.
Kontrola czasu pracy przy zastosowaniu rejestratorów RCP jest stosunkowo odporna na wszelkiego rodzaju oszustwa i naruszenia. Istotnym warunkiem jest wybór odpowiedniej metody identyfikacji pracownika przez rejestrator RCP. Obecnie najpopularniejsze metody identyfikacji pracownika to:
Kod PIN – pracownik rozpoczyna i zakańcza pracę poprzez wpisanie swojego indywidualnego kodu. Metoda ta jest najbardziej podatna na ewentualne nadużycia, ponieważ pracownicy mogą przekazać sobie kody i wzajemnie logować się do systemu.
Kary zbliżeniowe – identyfikacja pracownika odbywa się poprzez zbliżenie przez niego indywidualnej karty do rejestratora RCP. Rejestrator wykryje kartę i powiąże ja z określonym pracownikiem.
Weryfikacja biometryczna – w przypadku tej metody weryfikacji pracownik zazwyczaj loguje się przykładając do urządzenia odcisk palca (odcisk linii papilarnych). Metoda ta jest najbardziej skuteczna i odporna na oszustwa, niesie jednak za sobą kontrowersje natury prawnej.
Kontrola czasu pracy, a dane biometryczne?
Kontrola czasu pracy przy wykorzystaniu rejestratora czasu pracy i metody weryfikacji pracownika poprzez dane biometryczne jest najskuteczniejszą metodą kontroli. Określając dane biometryczne mowa o tu najpopularniejszej obecnie metodzie – odciski linii papilarnych (odciski palców). Metod identyfikacji za pomocą danych biometrycznych jest oczywiście znacznie więcej, nie tylko „odciski palców”, może być jaszcze np. próbka głosu lub skan twarzy.
Kontrola czasu pracy przy wykorzystaniu danych biometrycznych pracownika jest możliwa, lecz wiąże się to z odpowiednimi przepisami RODO. Decydując się na system RCP oparty o identyfikację biometryczna należy pamiętać o kilku rzeczach:
- pracownik może, ale nie musi wyrazić zgody na pobranie danych biometrycznych
- zgoda pracownika musi być „na piśmie” i nie pozostawiać żadnych wątpliwości
- system RCP musi posiadać inne alternatywne formy weryfikacji pracownika, na wypadek, jeśli pracownik zmieni zdanie
Podsumowanie
Podsumowując, kontrola czasu pracy jest elementem niezbędnym dla sprawnego funkcjonowania każdych stosunków zatrudnienia. Pracownik posiada szeroki katalog praw, które mają zapewnić mu ochronę przed nadmiernym obciążeniem pracą i nieuczciwym rozliczaniem jego czasu pracy. Podobnie działa to w drugą stronę – pracodawcy dzięki kontroli czasu pracy mają prawo wymagać i nadzorować sposób wykonywania pracy. Dzięki systemom dokonującym kontroli czasu pracy przedsiębiorstwo może w sposób transparentny dokonać rozliczenia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.
PRZYDATNE LINKI: