1. POSTANOWIENIA OGÓLNE I DEFINICJE
Administrator / Usługodawca / RCM Group – RCM Group Sp. z o.o. z siedzibą pod adresem Kozłówka 109a, 21-132 Kamionka, NIP 712-348-15-32, KRS 0001127835, będąca właścicielem lub podmiotem uprawnionym do udostępniania infrastruktury technicznej Systemu RCM Control.
RCM Control / System / Serwis – system informatyczny udostępniany w modelu chmurowym (SaaS), przeznaczony do wspierania procesów związanych w szczególności z rejestracją, ewidencją i analizą czasu pracy, obejmujący zdalne konto klienta i fizyczne rejestratory RCP. System jest udostępniany za pośrednictwem rcmcontrol.pl, panel.rcmcontrol.pl oraz innych subdomen wskazanych przez usługodawcę.
Klient – przedsiębiorca albo inny podmiot prowadzący działalność zawodową lub gospodarczą, zawierający Umowę w związku z prowadzoną działalnością. System nie jest kierowany do konsumentów. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą Usługodawca może, w zakresie dopuszczalnym przez prawo, przyjmować oświadczenie o zawodowym charakterze Umowy; postanowienia Regulaminu nie wyłączają uprawnień, których nie można skutecznie wyłączyć wobec przedsiębiorcy korzystającego z ochrony przewidzianej dla konsumenta.
Konto Klienta – indywidualne zdalne konto umożliwiające korzystanie z systemu w zakresie wynikającym z umowy i wybranego pakietu.
Administrator Konta Klienta – osoba upoważniona przez klienta do zarządzania kontem klienta, użytkownikami, uprawnieniami, pracownikami, urządzeniami, grafikami, raportami i konfiguracją systemu.
Konto Pracownika – indywidualne konto umożliwiające korzystanie z systemu przez pracownika w zakresie udostępnionym przez administratora konta klienta.
Pracownik – techniczne określenie osoby, której dane lub informacje dotyczące czasu pracy są przetwarzane przy użyciu systemu; pojęcie może obejmować pracowników, współpracowników, zleceniobiorców i inne osoby wykonujące pracę lub usługi na rzecz klienta.
Rejestrator RCP / Rejestrator / Czytnik – fizyczne urządzenie współpracujące z systemem, przeznaczone do rejestrowania zdarzeń RCP za pomocą metod obsługiwanych przez dany model, w szczególności karty lub breloka RFID, kodu PIN albo — jeżeli dany model i prawo na to pozwalają — danych biometrycznych.
Zdarzenie RCP – informacja zarejestrowana za pomocą rejestratora albo innej funkcjonalności systemu, w szczególności dotycząca wejścia, wyjścia, rozpoczęcia lub zakończenia pracy albo przerwy.
Pakiet – wariant odpłatnego dostępu do systemu określający w szczególności limit pracowników, dostępne funkcjonalności, urządzenia lub usługi dodatkowe i wysokość opłat.
Subskrypcja – odpłatne prawo do korzystania z systemu przez określony okres rozliczeniowy.
Zamówienie – oświadczenie klienta zmierzające do zawarcia umowy, złożone przez Zamawiarkę Internetową, pocztę elektroniczną, zaakceptowanie oferty indywidualnej lub inny kanał zaakceptowany przez usługodawcę.
Zamawiarka Internetowa / Sklep Internetowy – funkcjonalność dostępna na rcmcontrol.pl lub jej subdomenach umożliwiająca skonfigurowanie i złożenie wyłącznie pierwszego Zamówienia usługi, przekazanie danych, zapoznanie się z podsumowaniem Zamówienia oraz dokonanie płatności online za to pierwsze Zamówienie za pośrednictwem systemu CashBill.
Umowa – umowa pomiędzy klientem a usługodawcą dotycząca korzystania z systemu oraz, zależnie od zamówienia, sprzedaży, dzierżawy, aktywacji lub udostępnienia rejestratora RCP.
Aktywacja – czynności techniczne i organizacyjne związane z utworzeniem konta klienta, przygotowaniem rejestratora RCP do współpracy z systemem, jego konfiguracją, przypisaniem do konta klienta i uruchomieniem odpowiednich funkcjonalności.
Opłata Aktywacyjna – jednorazowa opłata w wysokości 290,00 zł netto powiększona o VAT według obowiązującej stawki, chyba że zaakceptowana oferta lub zamówienie stanowi inaczej.
Dane Klienta – wszystkie informacje, dane, treści, konfiguracje, ustawienia i rekordy wprowadzane, przesyłane, rejestrowane lub generowane w związku z korzystaniem przez Klienta z Systemu.
Incydent Bezpieczeństwa – zdarzenie naruszające poufność, integralność lub dostępność Systemu albo Danych Klienta, w tym naruszenie ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO.
Umowa Powierzenia / DPA – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawierana pomiędzy Klientem jako administratorem danych a Usługodawcą jako podmiotem przetwarzającym, jeżeli w ramach świadczenia usługi Usługodawca przetwarza dane osobowe w imieniu Klienta.
Dane Osobowe – dane osobowe w rozumieniu RODO przetwarzane w związku z korzystaniem z Systemu, w szczególności dane Pracowników i użytkowników Konta Klienta.
Dane Biometryczne – dane osobowe wynikające ze specjalnego przetwarzania technicznego dotyczącego cech fizycznych, fizjologicznych lub behawioralnych osoby fizycznej, umożliwiające lub potwierdzające jej jednoznaczną identyfikację.
Dzierżawa – odpłatne udostępnienie rejestratora RCP Klientowi bez przeniesienia jego własności.
Demo / Okres Testowy – bezpłatny, czasowy dostęp do systemu w zakresie określonym przez usługodawcę, standardowo na 14 dni, o ile oferta nie stanowi inaczej.
Regulamin – niniejszy dokument określający zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, zawierania i wykonywania umów oraz korzystania z systemu RCM Control.
2. CHARAKTER USŁUGI
2.1. RCM Control jest narzędziem informatycznym udostępnianym klientowi w modelu SaaS. Usługodawca udostępnia jedynie infrastrukturę techniczną umożliwiającą gromadzenie, przetwarzanie, prezentowanie i eksportowanie informacji wprowadzanych do systemu lub rejestrowanych za pomocą rejestratorów RCP.
2.2. System składa się z dwóch współpracujących ze sobą elementów: (1) zdalnego Konta Klienta udostępnianego w postaci aplikacji Web oraz (2) fizycznych urządzeń w postaci Rejestratorów RCP. Rejestratory RCP, zależnie od modelu i konfiguracji, umożliwiają identyfikację użytkowników poprzez kod PIN, zbliżenie karty lub breloka RFID albo odcisk linii papilarnych, z zastrzeżeniem wymogów prawa dotyczących wykorzystywania danych biometrycznych.
2.3. Udostępnienie przez System funkcji biometrycznej nie oznacza, że może ona być używana do ewidencji czasu pracy pracowników w każdym przypadku. Klient przed jej uruchomieniem jest zobowiązany samodzielnie ustalić dopuszczalność, cel, podstawę prawną i niezbędność przetwarzania oraz zapewnić alternatywną metodę identyfikacji, jeżeli wymagają tego przepisy prawa lub zasada minimalizacji danych. Szczegółowy sposób technicznego przetwarzania danych przez poszczególne modele Rejestratorów, w tym informacja o miejscu przechowywania wzorców biometrycznych i zakresie danych przekazywanych do Systemu, wynika z dokumentacji technicznej, DPA lub odrębnej informacji udostępnionej Klientowi przed uruchomieniem danej funkcji. Dokumentacja ta jest udostępniana Klientowi przed uruchomieniem danej funkcji.
2.4. Usługodawca nie zarządza przedsiębiorstwem klienta, personelem, grafikami ani organizacją czasu pracy i nie podejmuje w imieniu klienta decyzji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń, nadgodzin, urlopów, nieobecności, kar, premii ani innych kwestii pracowniczych. Usługodawca jedynie udostępnia infrastrukturę techniczną Systemu.
2.5. Klient samodzielnie decyduje, jakie dane wprowadza do systemu, jakie osoby w nim rejestruje, jakie uprawnienia nadaje, jakie reguły czasu pracy konfiguruje oraz w jaki sposób wykorzystuje dane i raporty.
2.6. Usługodawca może ingerować w dane klienta wyłącznie w zakresie koniecznym do wykonania umowy, świadczenia pomocy technicznej, usunięcia awarii, ochrony bezpieczeństwa, przeciwdziałania naruszeniom prawa lub regulaminu albo wykonania obowiązku prawnego.
2.7. System ma charakter wspierający. Dane i raporty wymagają weryfikacji przez klienta i nie zastępują obowiązków klienta jako pracodawcy, administratora danych, płatnika lub innego podmiotu zobowiązanego przepisami prawa.
3. WYMAGANIA TECHNICZNE I ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ
3.1. Do korzystania z internetowej części systemu (konta klienta lub konta pracownika) wymagane są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka internetowa obsługująca standardowe technologie webowe i szyfrowane połączenia HTTPS, aktywny adres e-mail oraz — dla funkcji zależnych od rejestratora — prawidłowo skonfigurowana sieć z dostępem do Internetu i zasilanie. Szczegółowe wymagania dla konkretnego rejestratora mogą wynikać z dokumentacji urządzenia lub oferty.
3.2. Klient nie może dostarczać do systemu treści bezprawnych, podejmować prób nieuprawnionego dostępu, zakłócać działania systemu, obchodzić zabezpieczeń, wprowadzać złośliwego oprogramowania ani wykorzystywać systemu w sposób naruszający prawa osób trzecich.
3.3. Klientowi zabrania się modyfikowania oprogramowania Systemu oraz oprogramowania, konfiguracji lub zabezpieczeń Rejestratora RCP, a także kopiowania, powielania, odsprzedawania, sublicencjonowania lub udostępniania Systemu, jego oprogramowania albo Rejestratora RCP osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków wyraźnie dopuszczonych Umową, Regulaminem lub bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
3.4. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami sieciowymi, w tym phishingiem, złośliwym oprogramowaniem, przejęciem danych uwierzytelniających i atakami na urządzenia końcowe. Klient powinien stosować aktualne oprogramowanie, zabezpieczenia urządzeń, kontrolę dostępu oraz mechanizmy 2FA, które są dostępne w systemie.
3.5. Usługodawca nie wprowadza do urządzenia końcowego Klienta oprogramowania ani danych niebędących składnikiem usługi bez podstawy wynikającej z funkcjonalności Systemu, Umowy, zgody Klienta albo obowiązujących przepisów. Informacje o szczególnych zagrożeniach związanych z korzystaniem z usługi są udostępniane w Regulaminie, dokumentacji lub komunikatach bezpieczeństwa.
3.6. Usługodawca udostępnia regulamin nieodpłatnie przed zawarciem umowy w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.
4. ZAWARCIE UMOWY I ZAMÓWIENIA
4.1. Klient może złożyć Zamówienie za pośrednictwem zamawiarki Internetowej, drogą elektroniczną, poprzez zaakceptowanie oferty indywidualnej albo w inny sposób uzgodniony z usługodawcą.
4.2. W zamawiarce Internetowej Klient może w szczególności wybrać pakiet, liczbę pracowników, rodzaj i liczbę rejestratorów, formę korzystania z urządzeń oraz dostępne usługi dodatkowe.
4.3. Przed zatwierdzeniem zamówienia klient otrzymuje podsumowanie obejmujące co najmniej przedmiot zamówienia i należne opłaty oraz jest zobowiązany sprawdzić poprawność danych.
4.4. Klient odpowiada za prawdziwość, kompletność i aktualność danych. Usługodawca może wstrzymać realizację do czasu uzupełnienia informacji.
4.5. Złożenie zamówienia i dokonanie wymaganych na tym etapie płatności oznacza akceptację regulaminu i potwierdzenie woli zawarcia umowy. Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przez usługodawcę przyjęcia zamówienia do realizacji, po otrzymaniu wymaganej płatności, chyba że zamówienie lub oferta indywidualna wyraźnie wskazuje inny moment.
4.6. Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia do realizacji jest przekazywane Klientowi w formie dokumentowej, w szczególności pocztą elektroniczną. Potwierdzenie powinno umożliwiać ustalenie co najmniej wybranego Pakietu, opłat, okresu rozliczeniowego oraz zamówionych Rejestratorów lub usług dodatkowych.
5. ZAMAWIARKA INTERNETOWA I PŁATNOŚĆ ZA ZAMÓWIENIE
5.1. Zamówienie za pośrednictwem Zamawiarki Internetowej składane jest poprzez wybór Pakietu (liczby Pracowników), rodzaju i liczby Rejestratorów RCP, formy korzystania z urządzeń oraz ewentualnych usług dodatkowych, następnie podanie wymaganych danych Klienta, weryfikację podsumowania Zamówienia i jego zatwierdzenie.
5.2. Warunkiem rozpoczęcia realizacji Zamówienia jest uiszczenie wymaganych płatności, w tym jednorazowej Opłaty Aktywacyjnej w wysokości określonej w Regulaminie, Cenniku, Zamówieniu lub zaakceptowanej ofercie indywidualnej. Opłata aktywacyjna wynosi standardowo 290 zł netto + Vat.
5.3. Płatność online za pośrednictwem Zamawiarki Internetowej jest dostępna wyłącznie w odniesieniu do pierwszego Zamówienia usługi i jest realizowana za pośrednictwem systemu CashBill. RCM Group Sp. z o.o. pozostaje sprzedawcą i Usługodawcą, natomiast CashBill działa jako operator płatności.
5.4. Po skutecznym dokonaniu wymaganej płatności i potwierdzeniu przyjęcia Zamówienia przez Usługodawcę Zamówienie jest kierowane do realizacji, w tym – jeżeli ma to zastosowanie – do Aktywacji Konta Klienta, konfiguracji Rejestratorów RCP i przygotowania ich do wysyłki.
6. AKTYWACJA I URUCHOMIENIE SUBSKRYPCJI
6.1. Opłata aktywacyjna jest jednorazowa i standardowo wynosi 290,00 zł netto + VAT za konto klienta, niezależnie od liczby rejestratorów, chyba że oferta indywidualna stanowi inaczej.
6.2. Aktywacja obejmuje w szczególności przygotowanie techniczne urządzeń, konfigurację komunikacji z systemem, przypisanie urządzeń do konta klienta oraz czynności konieczne do uruchomienia zamówionych funkcji.
6.3. Rozpoczęcie czynności aktywacyjnych następuje po zaksięgowaniu wymaganej opłaty i obejmuje rozpoczęcie czynności wskazanych w pkt 6.2, w szczególności konfiguracji Konta Klienta lub Rejestratora. Po wykonaniu czynności objętych opłatą aktywacyjną opłata ta nie podlega zwrotowi; przed rozpoczęciem tych czynności jej zwrot może zostać uzgodniony przez strony.
6.4. Usługodawca dąży do wykonania standardowej aktywacji w terminie do 5 dni kalendarzowych od otrzymania kompletnego zestawu danych i wymaganej płatności. Termin może ulec odpowiedniemu przedłużeniu, jeżeli realizacja zależy od współdziałania klienta, dostawy urządzeń lub okoliczności niezależnych od usługodawcy.
6.5. Bieg subskrypcji rozpoczyna się z chwilą uruchomienia dostępu do zamówionego pakietu.
7. BEZPIECZEŃSTWO KONTA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ KLIENTA
7.1. Klient odpowiada za właściwe zabezpieczenie konta klienta i kont swoich użytkowników, w szczególności za bezpieczne hasła, nieudostępnianie danych logowania, prawidłowe nadawanie i odbieranie uprawnień oraz ochronę urządzeń i skrzynek e-mail.
7.2. Klient jest zobowiązany uruchomić 2FA co najmniej dla Administratorów Konta Klienta, jeżeli funkcja 2FA jest dostępna dla danego rodzaju konta. Dla pozostałych użytkowników Usługodawca rekomenduje 2FA odpowiednio do poziomu ryzyka.
7.3. Klient odpowiada za działania osób, którym umożliwił korzystanie z systemu, oraz za bezpieczeństwo własnej infrastruktury, w tym komputerów, telefonów, sieci LAN/Wi-Fi, poczty elektronicznej i rejestratorów.
7.4. Klient powinien niezwłocznie zgłosić podejrzenie przejęcia danych dostępowych lub nieuprawnionego dostępu. Usługodawca może czasowo zablokować konto lub funkcjonalność, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa.
8. DANE KLIENTA, DANE OSOBOWE I BIOMETRIA
8.1. Klient samodzielnie określa cele, zakres i podstawy prawne przetwarzania danych swoich Pracowników i innych osób.
8.2. Klient odpowiada za legalność pozyskania danych, podstawę prawną przetwarzania, obowiązki informacyjne, zakres danych, okres przechowywania, uprawnienia użytkowników oraz zgodność wykorzystania danych z prawem pracy i przepisami o ochronie danych osobowych.
8.3. Samo udostępnienie funkcjonalności technicznej nie oznacza, że jej wykorzystanie jest prawnie dopuszczalne w każdym przypadku. Dotyczy to w szczególności funkcji związanych z danymi biometrycznymi. Klient samodzielnie ustala, czy i na jakiej podstawie może z nich korzystać.
8.4. W przypadku korzystania z funkcji biometrycznych Klient jest zobowiązany przed ich uruchomieniem zweryfikować zgodność planowanego przetwarzania z RODO oraz przepisami prawa pracy. Usługodawca nie rekomenduje traktowania samej dostępności funkcji biometrycznej jako podstawy prawnej jej użycia.
8.5. W szczególności Klient powinien uwzględnić, że w relacji pracodawca–pracownik możliwość przetwarzania danych biometrycznych podlega dodatkowym ograniczeniom prawa pracy i nie powinna być wywodzona wyłącznie ze zgody pracownika ani z samej wygody prowadzenia ewidencji czasu pracy. Usługodawca nie dokonuje za Klienta oceny zgodności konkretnego wdrożenia.
8.6. Dane Klienta pozostają danymi Klienta lub właściwych osób/podmiotów. Usługodawca zachowuje ich poufność z zastrzeżeniem przypadków wynikających z Umowy, przepisów prawa lub prawnie wiążących żądań uprawnionych organów.
9. POUFNOŚĆ DANYCH
9.1. Usługodawca zobowiązuje się zachować poufność Danych Klienta oraz nie udostępniać ich osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków niezbędnych do prawidłowego świadczenia usług zgodnie z Umową i przepisami prawa oraz przypadków, w których ujawnienie danych jest wymagane przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, prawomocne orzeczenie lub prawnie wiążące żądanie uprawnionego organu. W takim przypadku dane zostaną udostępnione wyłącznie w zakresie wymaganym przez właściwy organ lub przepisy prawa.
9.2. Korzystanie przez Usługodawcę z dalszych podmiotów przetwarzających odbywa się na zasadach określonych w DPA. Informacja o kategoriach lub wykazie podmiotów przetwarzających oraz lokalizacji przetwarzania danych jest udostępniana Klientowi w DPA, polityce prywatności albo odrębnej informacji. Jeżeli DPA przewiduje ogólną zgodę Klienta na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających, Usługodawca informuje Klienta z odpowiednim wyprzedzeniem o planowanym dodaniu lub zastąpieniu takiego podmiotu, umożliwiając Klientowi zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu na zasadach określonych w DPA.
9.3. Usługodawca zapewnia, aby osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych były zobowiązane do zachowania poufności, oraz stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji oraz mechanizmy wykonywania kopii zapasowych i odtwarzania danych.
9.4. Jeżeli Usługodawca przetwarza Dane Osobowe w imieniu Klienta, Strony zawierają Umowę Powierzenia (DPA) spełniającą wymagania art. 28 RODO. W razie sprzeczności postanowień DPA z Regulaminem w zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma DPA.
9.5. Umowa Powierzenia (DPA), jeżeli jest wymagana, powinna zostać zawarta najpóźniej przed rozpoczęciem przez Usługodawcę przetwarzania Danych Osobowych w imieniu Klienta.
9.6. DPA określa w szczególności przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych, kategorie osób, zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających, pomoc w realizacji praw osób, zasady usuwania lub zwrotu danych, audytów oraz – jeżeli ma zastosowanie – transferów danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. DPA określa również zasady udostępniania Klientowi informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO oraz przeprowadzania audytów i inspekcji w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.
10. KONFIGURACJA, RAPORTY I POPRAWNOŚĆ DANYCH
10.1. Konfiguracja Systemu należy do Klienta, chyba że Zamówienie obejmuje odrębną usługę wdrożenia lub konfiguracji.
10.2. Klient odpowiada w szczególności za konfigurację Pracowników, grafików, harmonogramów, zmian, norm czasu pracy, przerw, nieobecności, nadgodzin, uprawnień i struktury organizacyjnej.
10.3. Klient jest zobowiązany zweryfikować raporty i dane przed wykorzystaniem ich do naliczania wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej, deklaracji, rozliczeń podatkowych lub publicznoprawnych.
10.4. System nie stanowi usługi księgowej, kadrowej, prawnej ani doradczej.
11. DOSTĘPNOŚĆ, SERWIS I ROZWÓJ SYSTEMU
11.1. Usługodawca dokłada należytej staranności w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Systemu, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego i całkowicie bezbłędnego działania.
11.2. Dostępność może zostać czasowo ograniczona w szczególności z powodu konserwacji, aktualizacji, awarii, cyberataków, awarii operatorów telekomunikacyjnych, centrów danych lub dostawców chmurowych, przerw w dostawie energii, siły wyższej albo konieczności usunięcia zagrożenia bezpieczeństwa.
11.3. Usługodawca może przeprowadzać aktualizacje Systemu oraz zmieniać rozwiązania techniczne, interfejs i sposób realizacji funkcji. O planowanych pracach mających istotny wpływ na korzystanie z usługi Usługodawca w miarę możliwości poinformuje z wyprzedzeniem.
11.4. Standardowa pomoc techniczna obejmuje przyjmowanie zgłoszeń dotyczących działania Systemu i Rejestratorów kanałami wskazanymi przez Usługodawcę. Zakres, godziny i czasy reakcji dla usług o podwyższonym poziomie wsparcia mogą być określone w Zamówieniu, ofercie lub odrębnym SLA.
11.5. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych produkcyjnych zgodnie z wewnętrzną polityką bezpieczeństwa i odtwarzania. Kopie zapasowe służą odtworzeniu działania usługi po awarii i nie zastępują obowiązku Klienta do wykonywania eksportów danych, jeżeli Klient potrzebuje niezależnej kopii archiwalnej.
11.6. Kopie zapasowe mają charakter techniczny i mogą obejmować dane w sposób zbiorczy. O ile odrębne SLA lub oferta nie stanowią inaczej, Usługodawca nie gwarantuje możliwości odtworzenia pojedynczego rekordu, pojedynczego użytkownika ani danych według stanu z dowolnie wskazanego momentu.
11.7. Planowane prace serwisowe powodujące istotną niedostępność Systemu będą, w miarę możliwości, wykonywane poza typowymi godzinami pracy i komunikowane Klientowi z odpowiednim wyprzedzeniem. Postanowienie to nie dotyczy prac awaryjnych i działań koniecznych ze względów bezpieczeństwa.
12. REJESTRATORY RCP: SPRZEDAŻ, DZIERŻAWA I UŻYTKOWANIE
12.1. Rejestratory mogą być sprzedawane Klientowi albo udostępniane w ramach Dzierżawy, zgodnie z Zamówieniem lub ofertą.
12.2. W przypadku sprzedaży własność urządzenia przechodzi na Klienta na zasadach określonych w Zamówieniu. W przypadku Dzierżawy urządzenie pozostaje własnością Usługodawcy.
12.3. Klient zobowiązany jest korzystać z Rejestratora zgodnie z przeznaczeniem, instrukcją i wymaganiami technicznymi oraz chronić go przed uszkodzeniem, zalaniem, przepięciem, kradzieżą i ingerencją osób nieuprawnionych.
12.4. Klient zapewnia prawidłowe zasilanie, połączenie sieciowe i warunki instalacji. Usługodawca nie odpowiada za nieprawidłowe działanie wynikające z infrastruktury Klienta, w tym awarii Internetu, LAN/Wi-Fi, zasilania lub niewłaściwych warunków środowiskowych.
13. DOSTAWA I ODBIÓR URZĄDZEŃ
13.1. Jeżeli Zamówienie obejmuje fizyczny Rejestrator, dostawa następuje na adres wskazany przez Klienta, w sposób określony w Zamówieniu lub ofercie.
13.2. Klient powinien przy odbiorze sprawdzić stan przesyłki i Rejestratora RCP. Widoczne uszkodzenia transportowe powinny zostać zgłoszone Usługodawcy możliwie niezwłocznie, rekomendowane w terminie 24 godzin od odbioru, w miarę możliwości wraz z dokumentacją zdjęciową i protokołem przewoźnika. Brak zgłoszenia w tym terminie nie wyłącza uprawnień Klienta wynikających z Umowy ani bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
13.3. Ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia urządzenia przechodzi na Klienta zgodnie z zasadami właściwymi dla uzgodnionego modelu sprzedaży lub Dzierżawy i warunków dostawy.
14. WERSJA DEMO / OKRES TESTOWY
14.1. Usługodawca może udostępnić bezpłatny Okres Testowy, standardowo wynoszący 14 dni. Zakres funkcji Demo może być ograniczony.
14.2. Na czas Demo Usługodawca może udostępnić Rejestrator RCP. Po zakończeniu Demo Klient zwraca urządzenie w terminie 7 dni kalendarzowych, chyba że zawrze odpłatną Umowę obejmującą dalsze korzystanie z urządzenia. Koszt zwrotu ponosi Klient.
14.3. Za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w zwrocie urządzenia Usługodawca może naliczyć karę umowną 25,00 zł netto za każde niezwrócone urządzenie. Zastrzeżenie kary nie wyłącza prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość, jeżeli szkoda jest wyższa.
14.4. Klient ponosi uzasadnione koszty naprawy uszkodzenia urządzenia powstałego z przyczyn leżących po jego stronie, z uwzględnieniem normalnego zużycia.
14.5. Po zakończeniu Demo Usługodawca może usunąć Konto Demo i zgromadzone w nim dane, jeżeli Klient nie zawrze odpłatnej Umowy. Klient odpowiada za wcześniejsze wyeksportowanie danych, które chce zachować.
14.6. Przed planowanym usunięciem Konta Demo Usługodawca może umożliwić Klientowi eksport danych przez okres wskazany w komunikacie kończącym Demo. Jeżeli charakter danych lub względy bezpieczeństwa wymagają szybszego usunięcia, Klient zostanie o tym poinformowany, o ile jest to możliwe.
15. PŁATNOŚCI, CENNIK I SUBSKRYPCJA
15.1. Klient terminowo reguluje należności wynikające z Zamówienia, Cennika, faktury lub oferty. Ceny wskazane jako netto są powiększane o VAT według obowiązującej stawki.
15.2. Aktualny Cennik Pakietów RCM Control (ceny netto za miesiąc): do 10 Pracowników – 90,00 zł; do 25 Pracowników – 198,00 zł; do 50 Pracowników – 389,00 zł; do 75 Pracowników – 579,00 zł; do 100 Pracowników – 769,00 zł; Pakiet NO LIMIT – cena ustalana indywidualnie.
15.3. Aktualny Cennik Rejestratorów RCP: RCM-RC-7-W-PI5-1 (model wewnętrzny) – zakup 990,00 zł netto albo Dzierżawa 90,00 zł netto/miesiąc; RCM-RC-7-Z-PI5-1 (model zewnętrzny) – zakup 1 450,00 zł netto albo Dzierżawa 140,00 zł netto/miesiąc; RCM-RC-0-Z-PI5-1 (model pancerny) – zakup 1 650,00 zł netto albo Dzierżawa 160,00 zł netto/miesiąc.
15.4. Powyższe ceny odpowiadają aktualnemu Cennikowi opublikowanemu na stronie rcmcontrol.pl i mogą ulec zmianie zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie.
15.5. Aktualny Cennik jest udostępniany w sposób umożliwiający Klientowi zapoznanie się z nim przed złożeniem Zamówienia. Zmiana Cennika wobec trwających Umów następuje wyłącznie na zasadach określonych w rozdziale 22.
15.6. Za pośrednictwem Zamawiarki Internetowej Klient może dokonać wyłącznie płatności dotyczącej pierwszego Zamówienia usługi, obsługiwanej przez system CashBill. Kolejne miesięczne płatności za Subskrypcję są dokonywane na podstawie faktur wystawianych przez Usługodawcę i przekazywanych Klientowi za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), jeżeli ma zastosowanie, lub również na adres e-mail Klienta.
15.7. Jeżeli przepisy nakładają obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w KSeF, faktura jest wystawiana i udostępniana Klientowi zgodnie z zasadami KSeF. Przesłanie wizualizacji lub kopii faktury na adres e-mail ma charakter informacyjny i nie zastępuje udostępnienia faktury w KSeF, jeżeli KSeF ma zastosowanie.
15.8. Standardowy okres rozliczeniowy Subskrypcji wynosi 1 miesiąc, a standardowy termin płatności faktury wynosi 30 dni od dnia jej wystawienia, chyba że Zamówienie lub zaakceptowana oferta indywidualna wyraźnie stanowią inaczej. Jeżeli Umowa została zawarta na czas nieokreślony, świadczenie usługi jest kontynuowane w kolejnych miesięcznych okresach rozliczeniowych do czasu skutecznego wypowiedzenia Umowy. W przypadku Umowy zawartej na czas określony zasady jej przedłużenia wynikają z Zamówienia lub zaakceptowanej oferty indywidualnej.
15.9. Jeżeli Klient nie opłaci faktury w terminie płatności wskazanym na fakturze, z upływem tego terminu Usługodawca może zablokować świadczenie usług oraz dostęp Klienta do Konta i funkcji Systemu. Okres blokady trwa 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia zablokowania dostępu. Jeżeli w tym okresie Klient nie ureguluje w całości zaległej należności, po upływie 30 dni Konto Klienta zostanie bezpowrotnie usunięte wraz ze wszystkimi Danymi Klienta, które zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, DPA lub innymi wiążącymi obowiązkami mogą zostać usunięte. Klient ma obowiązek samodzielnie, przed upływem tego okresu, zabezpieczyć i wyeksportować wszelkie dane, które zamierza zachować. Po bezpowrotnym usunięciu Konta i danych ich odzyskanie może nie być możliwe. W zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa Klient nie może kierować wobec Usługodawcy roszczeń wynikających z utraty danych, których Klient nie zabezpieczył przed ich usunięciem zgodnie z niniejszym punktem.
16. INTEGRACJE ZEWNĘTRZNE
16.1. System może umożliwiać integrację lub eksport danych do oprogramowania podmiotów trzecich, w szczególności systemów kadrowych, płacowych, księgowych lub ERP.
16.2. Uruchamiając integrację z systemem podmiotu trzeciego, Klient upoważnia Usługodawcę do technicznego przekazywania danych w zakresie skonfigurowanym przez Klienta. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do takiego przekazania oraz za prawidłową konfigurację zakresu danych i odbiorcy.
16.3. Usługodawca nie gwarantuje stałej kompatybilności z każdą przyszłą wersją oprogramowania zewnętrznego i nie odpowiada za awarie, błędy, zmiany API, przerwy lub zakończenie świadczenia usług przez podmioty trzecie, o ile nie wynikają one z okoliczności, za które Usługodawca ponosi odpowiedzialność.
16.4. Klient powinien zweryfikować poprawność danych przed ich zaimportowaniem do systemu zewnętrznego.
17. ODPOWIEDZIALNOŚĆ USŁUGODAWCY
17.1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy w zakresie wynikającym z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i z uwzględnieniem ograniczeń przewidzianych Regulaminem.
17.2. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikające z błędnych lub niepełnych danych Klienta, niewłaściwej konfiguracji, błędnego wykorzystania raportów, decyzji kadrowych lub płacowych Klienta, działań użytkowników Klienta, utraty danych uwierzytelniających po stronie Klienta, działania infrastruktury Klienta, nieprawidłowego używania Rejestratora, awarii usług podmiotów trzecich lub siły wyższej.
17.3. W zakresie dopuszczalnym przez prawo Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści, utratę przychodów, kontraktów, przestoje ani szkody pośrednie lub następcze.
17.4. Z zastrzeżeniem przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest prawnie niedopuszczalne, łączna odpowiedzialność odszkodowawcza Usługodawcy wobec Klienta związana z daną Umową jest ograniczona do sumy opłat netto za Subskrypcję faktycznie zapłaconych przez Klienta za 6 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie będące podstawą odpowiedzialności; jeżeli Umowa trwała krócej — do sumy opłat netto zapłaconych od jej rozpoczęcia.
17.5. Ograniczenia odpowiedzialności określone w Regulaminie nie mają zastosowania w zakresie, w jakim ich wyłączenie lub ograniczenie jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów, w szczególności w odniesieniu do szkody wyrządzonej umyślnie.
18. INCYDENTY BEZPIECZEŃSTWA
18.1. Strony odpowiadają za bezpieczeństwo w zakresie pozostającym pod ich faktyczną kontrolą. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w zakresie infrastruktury Systemu pozostającej pod jego kontrolą, stosownie do charakteru usługi i obowiązujących przepisów.
18.2. Klient odpowiada za bezpieczeństwo swojego środowiska, w szczególności komputerów, urządzeń mobilnych, skrzynek pocztowych, sieci, haseł, kont użytkowników i sposobu zarządzania dostępami.
18.3. Incydent wynikający z zaniedbania Klienta, jego pracownika, współpracownika lub innej osoby, której Klient umożliwił dostęp do Systemu, nie może być przypisany Usługodawcy wyłącznie dlatego, że dane znajdowały się w Systemie.
18.4. W przypadku stwierdzenia Incydentu Bezpieczeństwa dotyczącego Danych Klienta pozostających pod kontrolą Usługodawcy, Usługodawca podejmie odpowiednie działania ograniczające skutki incydentu oraz poinformuje Klienta bez zbędnej zwłoki w zakresie umożliwiającym Klientowi wykonanie jego obowiązków prawnych. Szczegółowy tryb dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych może określać DPA.
18.5. Jeżeli Incydent stanowi naruszenie ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w imieniu Klienta, zakres informacji, kanał komunikacji i zasady współpracy Stron określa DPA. Informacja Usługodawcy nie zastępuje oceny Klienta co do obowiązku zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu lub zawiadomienia osób, których dane dotyczą.
19. REKLAMACJE I KONTAKT
19.1. Reklamacje dotyczące Systemu, Zamówienia, płatności, Aktywacji lub Rejestratora można składać elektronicznie na adres info@rcmcontrol.pl. Dla bezpieczeństwa Usługodawca może wymagać potwierdzenia, że zgłoszenie pochodzi od osoby upoważnionej przez Klienta.
19.2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Klienta, dane kontaktowe, opis problemu, datę jego wystąpienia, informacje umożliwiające identyfikację Zamówienia, Konta lub Rejestratora oraz — w miarę możliwości — informacje techniczne pozwalające odtworzyć problem.
19.3. Usługodawca może zwrócić się o dodatkowe informacje. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie do 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia.
19.4. Termin odpowiedzi biegnie od dnia otrzymania informacji pozwalających na identyfikację Klienta i przedmiotu reklamacji. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga danych lub współdziałania Klienta, Usługodawca może zwrócić się o ich uzupełnienie, wskazując zakres potrzebnych informacji.
20. WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA I LICENCJA
20.1. Prawa do Systemu, oprogramowania, interfejsu, dokumentacji, elementów graficznych, znaków i rozwiązań technicznych należą do Usługodawcy lub właściwych licencjodawców.
20.2. Klient uzyskuje niewyłączne i nieprzenoszalne prawo korzystania z Systemu przez okres aktywnej Subskrypcji i w zakresie wybranego Pakietu.
20.3. Klient nie może bez odpowiedniej podstawy prawnej kopiować, modyfikować, dekompilować, odsprzedawać, sublicencjonować ani udostępniać Systemu osobom trzecim poza użytkownikami działającymi w ramach organizacji Klienta zgodnie z Umową.
21. ZAWIESZENIE, WYPOWIEDZENIE I ROZWIĄZANIE UMOWY
21.1. Umowa jest zawierana na czas wskazany w Zamówieniu lub ofercie. Jeżeli nie wskazano inaczej, przyjmuje się, że jest zawarta na czas nieokreślony.
21.2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, chyba że oferta indywidualna stanowi inaczej. Wypowiedzenie może zostać złożone co najmniej w formie dokumentowej, w szczególności e-mailem na adres kontaktowy drugiej Strony.
21.3. Usługodawca może niezwłocznie zablokować lub ograniczyć dostęp do Konta w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu lub prawa, braku wymaganej płatności, zagrożenia bezpieczeństwa, prób uzyskania nieuprawnionego dostępu albo działań zagrażających Systemowi lub innym użytkownikom. O przyczynie blokady Klient zostanie poinformowany, o ile prawo lub względy bezpieczeństwa nie stoją temu na przeszkodzie.
21.4. W przypadku braku zapłaty faktury w terminie płatności wskazanym na fakturze Usługodawca może, z upływem tego terminu, zablokować świadczenie usług oraz dostęp Klienta do Konta i funkcji Systemu. Blokada z powodu zaległości płatniczej trwa 30 dni kalendarzowych od dnia jej zastosowania. Jeżeli w tym okresie Klient nie ureguluje w całości zaległej należności, po upływie 30 dni Konto Klienta zostanie bezpowrotnie usunięte wraz ze wszystkimi Danymi Klienta, które zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, DPA lub innymi wiążącymi obowiązkami mogą zostać usunięte. Klient jest zobowiązany samodzielnie zabezpieczyć i wyeksportować dane, które zamierza zachować, przed ich usunięciem. W zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa Klient nie może kierować wobec Usługodawcy roszczeń wynikających z utraty danych, których Klient nie zabezpieczył przed ich usunięciem zgodnie z niniejszym punktem.
21.5. W przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, prawa lub bezpieczeństwa Systemu, a także w przypadku nieusunięcia istotnego naruszenia mimo wezwania, Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym.
21.6. Po zakończeniu Umowy Klient traci możliwość bieżącego korzystania z Systemu. Klient powinien przed zakończeniem Umowy wyeksportować dane, które zamierza zachować. O ile DPA, Zamówienie lub przepisy prawa nie stanowią inaczej, Usługodawca może utrzymywać Dane Klienta przez techniczny okres retencji do 30 dni od zakończenia Umowy wyłącznie w celu umożliwienia uporządkowanego zakończenia usługi, wykonania obowiązków prawnych, bezpieczeństwa lub odtworzenia po awarii, a następnie dane usuwa lub anonimizuje zgodnie z obowiązującymi zasadami retencji. Dostęp do danych po zakończeniu Umowy może wymagać odrębnego uzgodnienia z Usługodawcą. Dane zawarte w technicznych kopiach zapasowych mogą być usuwane zgodnie z cyklem retencji kopii zapasowych określonym w polityce bezpieczeństwa lub DPA, przy czym po zakończeniu Umowy nie są wykorzystywane do innych celów niż bezpieczeństwo, odtworzenie po awarii lub wykonanie obowiązków prawnych.
21.7. W zakresie Danych Osobowych przetwarzanych w imieniu Klienta zasady zwrotu, usunięcia oraz dalszego przechowywania danych po zakończeniu Umowy określa DPA, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z art. 28 RODO i przepisów wymagających dalszego przechowywania określonych danych.
21.8. O ile jest to technicznie dostępne i nie sprzeciwiają się temu względy bezpieczeństwa lub przepisy prawa, Usługodawca może zapewnić Klientowi ograniczony dostęp wyłącznie w celu eksportu danych w okresie retencji. Zakres i format eksportu odpowiada funkcjom eksportu dostępnym w Systemie, chyba że Strony uzgodnią odpłatną usługę dodatkową.
21.7. Jeżeli Klient korzysta z Rejestratorów w ramach Dzierżawy, zwraca je na własny koszt w terminie 7 dni kalendarzowych od zakończenia Umowy, chyba że uzgodniono inaczej. Za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia Usługodawca może naliczyć karę umowną 25,00 zł netto za każde niezwrócone urządzenie; kara nie wyłącza dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość.
22. ZMIANY SYSTEMU, REGULAMINU I CENNIKA
22.1. Usługodawca może rozwijać i zmieniać System w szczególności z powodu rozwoju technologicznego, bezpieczeństwa, zmiany infrastruktury, integracji, wymagań dostawców lub przepisów prawa.
22.2. Regulamin może zostać zmieniony z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany prawa, sposobu świadczenia usług, funkcjonalności Systemu, metod płatności, wymagań technicznych, zasad bezpieczeństwa lub modelu rozliczeń.
22.3. O zmianie Regulaminu dotyczącej trwających Umów Klient zostanie poinformowany na trwałym nośniku, w szczególności pocztą elektroniczną, co najmniej 14 dni przed wejściem zmiany w życie, wraz z udostępnieniem nowej treści, chyba że wcześniejsze zastosowanie zmiany jest wymagane przez prawo lub konieczne ze względów bezpieczeństwa.
22.4. Jeżeli Klient nie akceptuje istotnej zmiany dotyczącej trwającej Umowy, może wypowiedzieć Umowę na zasadach określonych w Regulaminie, chyba że zmiana wynika bezpośrednio z obowiązku prawnego lub nie wpływa na warunki świadczonej usługi.
22.5. Klient może wypowiedzieć Umowę przed dniem wejścia zmiany w życie, ze skutkiem najpóźniej na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie, o ile zaakceptowana oferta indywidualna lub bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
22.6. Zmiana Cennika nie wpływa na okres Subskrypcji już opłacony, chyba że Strony uzgodnią inaczej. W odniesieniu do trwających Umów nowa cena może obowiązywać najwcześniej od kolejnego okresu rozliczeniowego po poinformowaniu Klienta na trwałym nośniku co najmniej 30 dni wcześniej. Jeżeli Klient nie akceptuje podwyżki ceny, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego poprzedzającego wejście nowej ceny w życie, chyba że indywidualne warunki Umowy stanowią inaczej.
23. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
23.1. Regulamin i Umowy zawierane na jego podstawie podlegają prawu polskiemu.
23.2. System jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców i profesjonalnych podmiotów na zasadach B2B. Osoba składająca Zamówienie w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do jego reprezentowania i zaciągania zobowiązań w jego imieniu.
23.3. Regulamin należy stosować łącznie z Zamówieniem, Cennikiem, polityką prywatności, DPA — jeżeli ma zastosowanie — oraz zaakceptowaną ofertą indywidualną. W przypadku sprzeczności pierwszeństwo ma zaakceptowana oferta indywidualna w zakresie objętym tą ofertą.
23.4. W zakresie przetwarzania Danych Osobowych pierwszeństwo ma DPA. W zakresie parametrów technicznych lub poziomu wsparcia pierwszeństwo ma odrębne SLA, jeżeli zostało zawarte. W pozostałym zakresie pierwszeństwo dokumentów powinno być ustalane według kolejności: zaakceptowana oferta indywidualna, Zamówienie, Regulamin, Cennik – chyba że dany dokument wyraźnie stanowi inaczej.
23.5. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
23.6. Wszelkie spory wynikające z Regulaminu lub Umowy, o ile Strony nie rozwiążą ich polubownie, będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla zarejestrowanej siedziby RCM Group Sp. z o.o., z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących właściwości sądu.
23.7. Kontakt z Usługodawcą w sprawach dotyczących RCM Control: info@rcmcontrol.pl.
23.8. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 września 2026 r.