Rejestratory czasu pracy
W dobie stale rosnących kosztów pracy, spoczywających na przedsiębiorcach oraz ciągłych wymaganiach związanych z rozliczalnością i zgodnością z przepisami prawa pracy, coraz więcej firm – zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm – decyduje się na wdrożenie systemów rejestracji czasu pracy (RCP). Rejestratory czasu pracy nie są już tylko prostym narzędziem ewidencyjnym – to złożone element systemu kontroli i zarządzania zasobami ludzkimi. Systemy i rejestratory RCP mają kluczowy wpływ na efektywność, transparentność i kulturę organizacyjną całej firmy. Jak jednak dokonać wyboru i wybrać właściwy rejestrator, który będzie odpowiedni dla potrzeb naszej firmy? Jakie funkcje są niezbędne, a które są tylko dodatkiem? Jakie ryzyka warto uwzględnić? Jakimi wskazówkami należy się kierować?
Czym jest rejestrator czasu pracy?
Rejestrator czasu pracy to system, urządzenie lub aplikacja służąca do dokładnej ewidencji czasu pracy np. godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników. Może to być zarówno fizyczne urządzenie montowane przy wejściu do zakładu pracy, jak i aplikacja mobilna lub system komputerowy zintegrowany z systemami kadrowo-płacowymi.
Podstawowe funkcje rejestratora czasu pracy:
- Rejestracja wejść i wyjść pracownika (godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy).
- Obsługa różnych rodzajów nieobecności (urlopy, delegacje, zwolnienia lekarskie).
- Rejestracja nadgodzin i przerw i obecności w miejscu pracy.
- Automatyczne naliczanie czasu pracy i podsumowywanie godzin.
- Eksport danych do systemów HR i kadrowo-płacowych.
- Generowanie raportów i statystyk.
Rejestratory RCP – lokalne
Rejestratory RCP lokalne– są to najprostsze i najtańsze rejestratory czasu pracy. Ich praca polega na działaniu samego rejestratora RCP niepołączonego z żadnym systemem. Rejestrator RCP jako urządzenie fizyczne należy umieścić w wybranym miejsc, gdzie pracownicy będą dokonywać logowań zaczynając lub kończąc pracę. Dużym minusem lokalnych rejestratorów RCP jest ich ograniczona funkcjonalność. Rejestrator zapisuje jedynie godziny logowań pracowników nie wykonując żadnych podsumowań lub obliczeń. Dodatkowy pobranie danych musi się odbywać poprzez podłączenie pamięci USB bezpośrednio do rejestratora.
Rejestratory RCP – APP
Rejestratory RCP APP nie są fizycznymi urządzeniami, są to aplikacje mobilne lub web służące do rejestracji czasu pracy. Aby uruchomić rejestrator należy pobrać i zainstalować dedykowaną aplikację na smartfonie lub komputerze. Pracownik dokonując rozpoczęcia lub zakończenia pracy włącza odpowiednią funkcję w aplikacji. Rejestratory czasu pracy w wersji APP są bardzo skutecznym narzędziem, jeżeli każdy z pracowników posiada zainstalowaną aplikację na swoim smartfonie. W przypadku korzystania z wersji rejestratorów, gdzie pracuje tylko jedno urządzenie, a pracownicy skanują tylko kod QR ich konkurencyjność drastycznie spada. System taki staje się podatny na oszustwa. Dodatkowym problemem staje się fakt, że nie każdy pracownik może wyrazić zgodę na instalację na jego prywatnym smartfonie aplikacji RCP. Pracodawca natomiast nie może go w jakikolwiek sposób zmusić do użytkowania w celach firmowych własnego smartfonu.
Rejestratory RCP – systemowe
Systemowe rejestratory czasu pracy to fizyczne urządzenia połączone z systemem rejestracji czasu pracy. Rejestrator czasu pracy oraz zdalny system współpracujący z nim to profesjonalne i rozbudowane narzędzie wykorzystywane w kontroli czasu pracy zazwyczaj przez większe firmy.
Rejestrator czasu pracy łączy się bezpośrednio z systemem zarzadzania i przekazuje mu informacje o logowaniach pracowników. Z poziomu zdalnego konta administratora możliwe jest zarządzanie rejestratorami RCP oraz dostęp do ewidencji czasu pracy.
Rejestracja czasu pracy oparta o system RCP online i rejestratory posiadające zdalna komunikację daje szerokie spektrum możliwości. Dodając do systemu pracownika, wykonując raporty frekwencji, listę płac czy analizując ewidencję czasu pracy administrator nie musi mieć fizyczne rejestratora. Wszelkie czynności można wykonać zdalnie z poziomu panelu admina.
Ewidencja czasu pracy – wymogi prawne.
Zgodnie z Kodeksem pracy (Art. 149), każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników w sposób dokładny i rzetelny. Od 1 stycznia 2019 roku obowiązuje zasada, że ewidencja ta musi być prowadzona dla każdego pracownika, bez względu na to, czy wynagrodzenie jest ryczałtowe, czy godzinowe.
Obowiązkowe dane w ewidencji czasu pracy:
- Liczba przepracowanych godzin
- Godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy
- Czas dyżuru, nadgodzin, pracy nocnej
- Urlopy, zwolnienia, inne nieobecności
Rejestrator czasu pracy musi umożliwiać zgodne z prawem dokumentowanie powyższych danych, co oznacza, że wybór urządzenia lub systemu musi uwzględniać obowiązujące przepisy.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze rejestratora RCP?
Decydując się na wdrożenie systemu rejestracji czasu pracy warto przetestować bezpłatną wersję demonstracyjną. Profesjonalne firmy oferujące system RCP zazwyczaj umożliwiają testowanie ich produktu przez określony czas. Poza samą wersją demonstracyjną systemu warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
a) Skala firmy
Małe firmy zatrudniające niewielką ilość pracowników mogą skorzystać z prostych rozwiązań mobilnych lub rejestratorów czasu pracy w wersji lokalnej. W przypadku dużych zakładów pracy warto inwestować w bardziej zaawansowane systemy z jak np. systemowe rejestratory czasu pracy.
b) Branża i organizacja pracy
Każda firma rządzi się własnymi prawami, warto przed wyborem systemu rejestracji czasu pracy dostosować go możliwie do zasad już panujących oraz systemu pracy. Dla przykładu w przypadku przedstawicieli handlowych działających w terenie jedyną metodą kontroli czasu pracy jest rejestrator RCP w wersji APP. Natomiast w przypadku pracowników stacjonarnych lepiej się sprawdzi rejestrator RCP lokalny lub systemowy.
c) Wymogi RODO i bezpieczeństwo danych
System RCP powinien być zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych – zwłaszcza w przypadku danych biometrycznych. Dodatkowo do obsługi i zarządzania systemem powinien zostać przydzielony przeszkolony pracownik.
d) Integracja z innymi systemami
Sprawdź, czy rejestrator RCP współpracuje z Twoim systemem kadrowo-płacowym (np. Enova, Symfonia, Comarch, Insert itd.)
e) Możliwość raportowania i analizy
System RCP powinien generować czytelne raporty dla działu HR, kadr, księgowości czy kierownictwa. Generowanie raportu powinno być szybkie oraz posiadać ustalanie preferencji względem pracownika, gry, działu, stanowiska itd.
Jakie rejestrator czasu pracy warto wybrać?
Wybór odpowiedniego rejestratora czasu pracy to inwestycja, która może znacząco zmniejszyć koszty ponoszone przez firmę w związku z wypłacaniem wynagrodzeń pracownikom. Dzięki wdrożeniu systemu rejestracji czasu pracy można uniknąć niesłusznie naliczonych godzin pracy oraz poprawić efektywność organizacyjną, zmniejszyć liczbę błędów kadrowych i zwiększyć transparentność procesów zatrudnienia.
Rejestrator czasu pracy powinien ułatwiać pracę zespołu. Mając to na uwadze naszą rekomendacją jest systemowy rejestrator czasu pracy. Pracownicy firmy dokonują logowania się na fizycznym urządzeniu, natomiast administrator zdalnie z poziomu indywidualnego konta dokonuje analizy danych.
Optymalizując czas warto zauważyć, że przy wykorzystaniu tego rozwiązanie możliwe jest generowanie gotowych plików do pobrania przez systemy kadrowo-płacowe.
PRZYDATNE LINKI: