Zgubienie karty zbliżeniowej lub zapomnienie kodu PIN przez pracownika nie zaburza firmowej ewidencji czasu pracy ani nie oznacza utraty wynagrodzenia za dany dzień. W takich sytuacjach osoba zatrudniona może skorzystać z alternatywnej metody logowania (np. awaryjnego kodu PIN na klawiaturze terminala), a w przypadku całkowitego braku możliwości „odbicia się”, kierownik lub pracownik działu kadr może jednym kliknięciem nanieść ręczną korektę w systemie. Najważniejszym krokiem po stronie pracodawcy jest natychmiastowe, zdalne zablokowanie zgubionej przepustki w panelu administratora, aby nikt niepowołany nie dostał się na teren zakładu.
Awaryjne wejście do firmy bez stresu
Codzienny pośpiech sprawia, że zostawienie przepustki w innej torebce czy kurtce to jeden z najczęstszych problemów zgłaszanych na recepcjach. W starszych systemach często wymagało to wpisywania się do papierowego „zeszytu zapominalskich”, co rodziło niepotrzebny chaos. W dzisiejszych realiach profesjonalne rejestratory czasu pracy oferują wiele ścieżek autoryzacji w jednym urządzeniu.
Dobrym standardem korporacyjnym jest przypisywanie pracownikowi dwóch metod identyfikacji. Nawet jeśli na co dzień zespół korzysta z wygodnych kart magnetycznych (RFID), każdy pracownik powinien posiadać również przypisany 9-znakowy kod PIN. Kiedy karta zostaje w domu, osoba zatrudniona po prostu wpisuje swój awaryjny numer na klawiaturze czytnika. System rozpoznaje ją bezbłędnie i poprawnie odnotowuje godzinę rozpoczęcia pracy. Problem rozwiązuje się sam u samych drzwi biura.
Zarządzanie bezpieczeństwem z poziomu chmury
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja, w której karta nie została po prostu zapomniana, ale zgubiona na mieście lub skradziona wraz z portfelem. Tutaj liczy się czas reakcji, ponieważ karta pełni często również funkcję elektronicznego klucza do drzwi. Dzięki temu, że ewidencja opiera się na module rcp online, administrator (np. osoba w dziale HR lub szef ochrony) nie musi iść fizycznie do czytnika, by przeprogramować system.
Logując się do panelu przez przeglądarkę internetową, może on w kilka sekund odszukać profil pracownika i jednym kliknięciem zdezaktywować zgubiony identyfikator. Od tego momentu przyłożenie karty do któregokolwiek terminala w firmie poskutkuje odmową dostępu. Wydanie nowej karty sprowadza się do przypisania jej numeru w tym samym oknie przeglądarki.
Ręczna korekta logowań przez przełożonego
A co w sytuacji, gdy pracownik nie miał przypisanego kodu awaryjnego i wszedł do firmy, korzystając z uprzejmości kolegi, który „odbił” mu drzwi? Z punktu widzenia ewidencji mamy tu tzw. „brakujące logowanie”. Rejestrator nie otrzymał sygnału o wejściu, więc system nie może rozpocząć zliczania czasu.
To również nie jest powodem do paniki. Pracownik zgłasza ten fakt swojemu bezpośredniemu przełożonemu, a ten – dysponując odpowiednimi uprawnieniami w systemie – nanosi zdarzenie ręcznie. Dodaje dokładną godzinę, o której podwładny rozpoczął zmianę, a oprogramowanie automatycznie dopisuje odpowiednią adnotację, że wpis został wprowadzony manualnie przez administratora. Zapewnia to pełną transparentność działań.
Technologia wybacza ludzkie błędy
Przechodząc na zaawansowany system rejestracji czasu pracy, nie tworzysz w firmie wojskowego rygoru. Wręcz przeciwnie – dajesz sobie i swoim pracownikom narzędzie elastyczne i odporne na codzienne, ludzkie potknięcia. Cały proces rozliczania staje się bezstresowy, a ewentualne poprawki nie wymagają już przepisywania całych arkuszy i nanoszenia poprawek korektorem na papierowych dokumentach.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
1. Kto ponosi koszt wyrobienia nowej karty zbliżeniowej?
Zazwyczaj reguluje to wewnątrzzakładowy regulamin pracy. Ze względu na to, że karty RFID są stosunkowo tanie, wielu pracodawców pierwszą zgubioną kartę wymienia bezpłatnie. W przypadku nagminnego gubienia przepustek firma może obciążyć pracownika drobną kwotą administracyjną (np. 15-20 zł).
2. Czy można zablokować ręczne dodawanie godzin przez kierowników?
Tak, system posiada zaawansowane zarządzanie uprawnieniami. Właściciel firmy może zadecydować, że prawo do ręcznego modyfikowania i dodawania „odbitych” godzin ma wyłącznie główny administrator lub wyznaczona osoba w dziale HR, a kierownicy zmian widzą jedynie tryb do odczytu.
3. Czy zapomniany kod PIN można odzyskać samemu?
Z uwagi na bezpieczeństwo, kody PIN zazwyczaj nadaje administrator i to on przypomina go pracownikowi. Rozwiązuje to problem ewentualnych prób zgadywania cudzych kodów i ingerencji z zewnątrz.
4. Co w przypadku, gdy pracownik nie odbije się również przy wyjściu z pracy?
System odnotuje anomalię, najczęściej oznaczając taki dzień statusem wymagającym interwencji (np. „Brakujące zdarzenie wyjścia”). Pracownik HR widzi to od razu w raportach i może poprosić pracownika o doprecyzowanie, o której godzinie fizycznie opuścił zakład.
5. Jak uniknąć problemu gubienia przepustek w przyszłości?
Najskuteczniejszym wyjściem jest przejście na biometrię. Odcisku palca nie da się zgubić, zapomnieć w domu ani pożyczyć koledze. Alternatywą są moduły oparte o smartfon, którego pracownicy niemal nigdy nie zapominają w dzisiejszych czasach.
Czas na automatyzację HR?
Przetestuj system ewidencji przez 14 dni za darmo. Fizyczny czytnik wyślemy Ci kurierem.