Zarządzanie personelem, który każdego dnia melduje się w biurze, jest zadaniem stosunkowo prostym. Schody zaczynają się w momencie, gdy trzon Twojego zespołu stanowią osoby pracujące w terenie – przedstawiciele handlowi, serwisanci, instalatorzy czy kierowcy. Brak fizycznej obecności na terenie zakładu pracy sprawia, że tradycyjne metody ewidencjonowania godzin tracą rację bytu. Jak w takiej sytuacji rzetelnie rozliczać podwładnych, nie popadając w mikrozarządzanie, a jednocześnie mając pełną kontrolę nad budżetem i wydajnością firmy?
Tradycyjne metody zawodzą poza biurem
Wielu przedsiębiorców wciąż opiera rozliczanie pracowników terenowych na zaufaniu i papierowych raportach (tzw. „dniówkach” czy kartach drogowych), uzupełnianych często pod koniec tygodnia, a nawet miesiąca. Taki system jest jednak wysoce niedoskonały. Pracownik odtwarzający swój tydzień pracy z pamięci ma tendencję do zaokrąglania godzin na swoją korzyść lub omijania nieplanowanych przerw. Z drugiej strony, nierzadko zdarza się, że to właśnie handlowcy pracują znacznie powyżej standardowych 8 godzin, dojeżdżając do klientów w korkach, a bez odpowiednich narzędzi, ich nadgodziny pozostają nieudokumentowane.
Próby telefonicznego kontrolowania, czy serwisant dotarł już na miejsce awarii, są z kolei frustrujące dla obu stron. Menedżer traci czas na wykonywanie dziesiątek telefonów, a pracownik czuje się inwigilowany i pozbawiony zaufania. Podobnie jak opisywaliśmy to, omawiając zarządzanie czasem pracy w modelu hybrydowym i pracy zdalnej, również praca w pełni mobilna wymaga wdrożenia dedykowanych rozwiązań technologicznych, które zautomatyzują obieg informacji.
Brak kontroli to ukryte koszty
Nieprecyzyjne rozliczanie czasu pracy w terenie uderza prosto w rentowność realizowanych usług. Jeśli nie wiesz dokładnie, ile czasu zajmuje Twojemu zespołowi serwisowemu dojazd i faktyczna praca u klienta, nie jesteś w stanie poprawnie wycenić zleceń. Co więcej, brak przejrzystych reguł budzi często poczucie niesprawiedliwości wśród pracowników stacjonarnych, którzy są rozliczani co do minuty przez fizyczne czytniki w firmie.
Smartfon jako wirtualny czytnik RCP
Dziś rozwiązanie tego problemu każdy pracownik ma w swojej kieszeni. Dzięki wykorzystaniu smartfonów proces „odbijania karty” może odbywać się z dowolnego miejsca na mapie. W ramach systemu RCM Control udostępniamy możliwość logowania za pośrednictwem dedykowanej aplikacji mobilnej. Pracownik terenowy, rozpoczynając swój dzień (np. wsiadając do auta służbowego lub docierając do pierwszego klienta), po prostu używa swojego telefonu, a system natychmiast odnotowuje ten fakt.
Bieżący podgląd sytuacji dla menedżerów
Wszystkie dane z urządzeń mobilnych trafiają natychmiast do chmury. Wdrażając moduł rcp online, kierownik lub dyspozytor zyskuje podgląd na żywo. Z poziomu przeglądarki internetowej w biurze widzi dokładnie, ilu handlowców aktualnie wykonuje swoje obowiązki, kto jest w drodze, a kto już zakończył swój dzień pracy. Taka wiedza pozwala na błyskawiczne reagowanie na nagłe zlecenia – dyspozytor może skierować do awarii tego serwisanta, który właśnie zakończył poprzednie zadanie i jest dostępny.
Spójny ekosystem dla całej firmy
Wybierając nowoczesny system rejestracji czasu pracy, nie musisz dzielić swojej firmy na dwa odrębne światy. Elastyczność oprogramowania pozwala na stworzenie jednej, spójnej bazy danych dla wszystkich. Osoby na produkcji używają skanerów biometrycznych, biuro korzysta z kart zbliżeniowych, a kadra mobilna „odbija się” smartfonami. Na koniec miesiąca dział kadr otrzymuje jeden, kompletny raport dla całej załogi.
Wdrożenie mobilnej ewidencji to krok ku profesjonalizacji usług. Pozwala pożegnać chaos papierowych dniówek, optymalizuje koszty i daje pracownikom w terenie poczucie, że ich czas pracy jest rzetelnie i sprawiedliwie wynagradzany.
Czas na automatyzację HR?
Przetestuj system ewidencji przez 14 dni za darmo. Fizyczny czytnik wyślemy Ci kurierem.