Zarządzanie czasem pracy w modelu hybrydowym i pracy zdalnej. Jak to robić dobrze?

Nowe realia rynku pracy a ewidencja obecności

Ostatnie lata całkowicie odmieniły sposób, w jaki funkcjonują nowoczesne organizacje. Klasyczny model, w którym cała załoga stawiała się w biurze punktualnie o ósmej rano, coraz częściej ustępuje miejsca elastycznemu podejściu. Praca hybrydowa, łącząca dni spędzone w siedzibie firmy z wykonywaniem obowiązków z domowego zacisza, stała się dla wielu pracowników standardem, a wręcz kluczowym benefitem przy wyborze pracodawcy.

Dla działów HR i kadry zarządzającej ten nowy model oznacza jednak zupełnie nowe wyzwania organizacyjne. Jak sprawiedliwie rozliczać czas pracy osób, których nie widzimy fizycznie przy biurku? Jak układać grafiki, gdy harmonogramy poszczególnych działów nieustannie się zmieniają? Odpowiedzią na te pytania jest wdrożenie odpowiednich technologii, które zdejmują z menedżerów ciężar ręcznego weryfikowania list obecności.

Zaufanie to podstawa, ale ewidencja to wymóg

Choć zaufanie do pracownika jest fundamentem udanej współpracy zdalnej, pracodawcy nadal muszą wywiązywać się z obowiązków narzuconych przez Kodeks Pracy. W tym miejscu pojawia się pojęcie takie jak kontrola czasu pracy, która wcale nie musi oznaczać mikrozarządzania czy braku zaufania. Odpowiednio i przejrzyście wdrożona ewidencja chroni wręcz interesy obu stron, zapobiegając chociażby wypaleniu zawodowemu wynikającemu z nieodnotowywanych i nieopłacanych nadgodzin.

Narzędzia, które wspierają pracę poza biurem

Fizyczne czytniki umieszczone przy wejściu do zakładu pracy świetnie sprawdzają się w przypadku załogi stacjonarnej oraz na halach produkcyjnych. Co jednak w sytuacji, gdy część zespołu pracuje z domu, a handlowcy lub serwisanci są w ciągłej trasie u klientów? Tradycyjne „odbijanie karty” fizycznie mija się w tym przypadku z celem.

Z pomocą przychodzi technologia mobilna i chmurowa. Dzięki systemowi RCM Control pracownicy zdalni mogą z łatwością rejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy z wykorzystaniem aplikacji mobilnej na swoim smartfonie, używając do tego kodu QR lub wbudowanego modułu NFC. To proste, intuicyjne i nie wymaga instalacji kosztownego sprzętu w domach zatrudnionych osób.

Dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie

Kluczowym elementem efektywnego zarządzania zespołami rozproszonymi jest pełen podgląd sytuacji w czasie rzeczywistym. Wdrożony rcp online pozwala administratorom, menedżerom i pracownikom działu kadr na logowanie się do systemu przez zwykłą przeglądarkę internetową. Z poziomu zdalnego konta można błyskawicznie sprawdzić frekwencję, weryfikować spóźnienia i dokonywać wszelkich rozliczeń niezależnie od tego, czy HR pracuje akurat z biura, czy ze swojej kanapy.

Spójny ekosystem dla całej firmy

Skuteczne wdrożenie modelu hybrydowego wymaga spięcia danych ze środowiska offline (biuro) i online (praca zdalna) w jedną, logiczną i czytelną bazę danych. Wybierając odpowiednie moduły systemu, możesz stworzyć środowisko informatyczne idealnie skrojone pod specyfikę Twojej organizacji, nie płacąc za funkcje, których nie potrzebujesz.

System RCM Control doskonale radzi sobie z pracą hybrydową. Rejestratory stacjonarne wysyłają dane bezpośrednio na zabezpieczony serwer, a logowania ze smartfonów trafiają w to samo miejsce. Dzięki temu na koniec miesiąca kadry otrzymują jedną, spójną listę płac, bez konieczności ręcznego łączenia maili od pracowników zdalnych z danymi z czytników biurowych. To czysta oszczędność czasu i minimalizacja stresu.