Rejestracja czasu pracy

Rejestracja czasu pracy to nie tylko obowiązek nałożony na pracodawcę wynikający z przepisów Kodeksu pracy, lecz również podstawowy element organizacji każdego przedsiębiorstwa. Prawidłowa ewidencja czasu pracy pozwala na kontrolę kosztów pracy oraz ich redukcję, a także zapewnia bezpieczeństwo prawne pracodawcy i przejrzystość dla pracowników. Elektroniczna ewidencja czasu pracy w znaczący sposób przyspiesza procesy kadrowo-rozliczeniowo każdej firmy jak również ogranicza koszty związane z zatrudnieniem pracowników.

Mając na myśli rejestrację czasu pracy skupiamy się na systemach rejestracji czasu pracy opartych o czytniki RCP. Hybrydowe systemy rejestracji czasu pracy są obecnie najbardziej zaawansowane oraz oferują użytkownikowi pełną gamę funkcji rozliczeniowo-kadrowych.

Elementy systemu rejestracji czasu pracy.

Systemy rejestracji czasu pracy zazwyczaj składają się z dwóch elementów, rejestratora czasu pracy – fizycznego urządzenia oraz panelu administratora – programu do zarzadzania systemem i rejestratorem.

Na rynku znajduje się oczywiście znacznie więcej różnych systemów rejestracji czasu pracy opartych np. na pracy samego rejestratora RCP lub samej aplikacji instalowanej na zewnętrzne urządzenie. Są to jednak produkty, które w pełni nie rozwiążą problemu rejestracji i ewidencji czasu pracy.

Rejestrator czasu pracy – to fizyczne urządzenie instalowane w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników. Pracownicy poprzez bezpośredni kontakt z rejestratorem logują się do systemu rozpoczynając i zakańczając pracę. Pracownicy dokonują logowania się w systemie na różne sposoby: kod PIN, karty zbliżeniowe RFID/NFC lub dane biometryczne jak np. odcisk linii papilarnych. Rejestrator czasu pracy odpowiada za identyfikacje pracownika oraz przesłanie poprzez funkcję RCP Online informacji o zarejestrowanej czynności do panelu administratora i ewidencji czasu pracy.

Panel administratora – To oprogramowanie RCP zdalne dostępne poprzez Internet lub lokalne instalowane na wskazanym komputerze. Panel administratora odbiera informacje przekazywane bezpośrednio przez rejestrator czasu pracy i przetwarza je w poszczególnych modułach informacyjnych, np. ewidencji czasu pracy, systemie kadrowym lub liście płac. Odpowiednio rozbudowany o dodatkowe moduły panel administrator to nieocenione narzędzie ułatwiające rozliczenia kadrowo-płacowe.

Systemy RCP – hybrydowe

Nowoczesne rozwiązania do rejestracji czasu pracy często oferują więcej niż tylko zwyczajną rejestrację obecności. Systemy ERP i HRM potrafią analizować dane i wspierać zarządzanie zasobami ludzkimi poprzez automatyczną analizę danych.

Procesy weryfikacji pracownika dzięki zastosowaniom odpowiednich zabezpieczeń są natomiast mało podatne na nadużycia i oszustwa dzięki czemu uzyskane dane są miarodajne i wiarygodne. Odpowiednia metoda weryfikacji pracownika w systemu rejestracji czasu pracy to podstawowy moduł każdego systemu.

Przykładowe funkcje RCP:

Automatyczne rozliczanie nadgodzin.
Generowanie listy płac.
Wykrywanie anomalii (np. zbyt długie przerwy, zbyt częste spóźnienia).
Raporty miesięczne i tygodniowe.
Integracja z kadrami i płacami.

Przykładowe metody weryfikacji pracownika w RCP:

Wpisanie indywidualnego kodu PIN
Zbliżenie karty magnetycznej RFID/NFC
Dane biometryczne (odcisk linii papilarnych)
Identyfikacja aplikacji APP

Weryfikacja zgodna z RODO i Kodeksem pracy

System rejestracji czasu pracy musi być zgodny z przepisami prawa, zwłaszcza z RODO oraz Kodeksem pracy. Szczególnie istotne jest:

Informowanie pracowników o sposobie i celu rejestracji.
Możliwość wglądu do danych oraz ich edycji.
Uzyskanie zgody w przypadku danych biometrycznych.
Zapewnienie ochrony danych osobowych (szyfrowanie, dostęp ograniczony do uprawnionych osób).

Weryfikacja RPC – kod PIN

Metoda weryfikacji pracownika w systemach rejestracji czasu pracy przy zastosowaniu indywidualnego kodu PIN jest jedną z pierwszych dostępnych metod. Funkcja ta jest udostępniana zazwyczaj w systemach zdalnych z weryfikacją poprzez dedykowaną aplikację.

Zdalne systemy RCP stosowane są głównie w firmach, gdzie pracownicy nie wykonują pracy bezpośrednio w siedzibie firmy, są to przedstawiciele handlowi itd. Pracownik poprzez wpisanie kodu pin w aplikacji uruchamia geolokalizację swojego położenia oraz rozpoczyna czas pracy.

W systemach stacjonarnych weryfikacja pracownika za pomocą kodu PIN nie jest popularną metodą. Wynika to głównie z stosunkowo wysokiej możliwości nadużyć. Pracownicy mogą podać sobie swoje kody PIN i wzajemnie je wpisywać. W efekcie jeden pracownik może zalogować do systemu – rozpocząć pracę kilku innym osobom, gdy nawet ich nie ma.

Przedsiębiorstwa korzystające z systemów rejestracji czasu pracy opartych o kody PIN w celu minimalizowania możliwości naruszeń i nieprawidłowości montują kamerę monitoringu przy rejestratorze RCP. Kamera monitoringu skutecznie odstrasza osoby chcące logować do systemu osoby niebędące w pracy.

Weryfikacja RPC – karty magnetyczne

Najpopularniejszą metodą identyfikacji pracownika w systemach RCP jest identyfikacja za pomocą zbliżenia karty magnetycznej RFID/NFC. Każdy z pracowników ma wydaną swoją własną kartę identyfikacyjną i zaczynając oraz kończąc pracę zobowiązany jest zbliżyć ją do rejestratora czasu pracy.

Karty zbliżeniowe są znacznie mniej podatne na naruszenia i nieprawidłowości, lecz nadal istnieje ryzyko podmiany karty pomiędzy pracownikami lub skopiowania karty. Istotnym problemem jest również fakt, że pracownicy bardzo często gubią karty i administrator systemu musi usunąć starą kartę i dopisać nową. Wiele przedsiębiorstw wprowadza opłatę za wyrobienie zagubionej przez pracownika karty, lecz wiąże się to z pewnymi formalnościami i zmianą regulaminu przedsiębiorstwa.

Weryfikacja RPC – dane biometryczne

Biometryczna weryfikacja pracownika w systemach rejestracji czasu pracy jest metodą najbardziej odporną na wszelkiego rodzaju naruszenia i oszustwa. W kwestii danych biometrycznych mówimy tu o odcisku linii papilarnych (odciskach palców). Warto jednak podkreślić, że istnieją również mniej popularne metody weryfikacji biometrycznej jak np. próbka głosu czy rozpoznawanie twarzy.

Weryfikacja biometryczna przy użyciu odcisków palca jest obecnie najbardziej skuteczną formą weryfikacji pracownika w systemach RCP. Niestety metoda ta jest dość problematyczna i niesie za sobą pewne wątpliwości prawne.

W myśl przepisów RODO pracodawca może pobrać do systemu RCP dane biometryczne tylko i wyłącznie w przypadku, gdy pracownik wyrazi zgodę. Zgoda natomiast powinna być w formie pisemnej a jej treść nie pozostawiać żadnych wątpliwości co do decyzji pracownika. Dodatkowo system RCP powinien posiadać również inne formy weryfikacji pracownika – w przypadku, gdy ten nie wyrazi zgody na weryfikację biometryczną.

Jeśli jesteś ciekawy tematu czy pracodawca może pobierać odciski palców pracownika kliknij w link do artykułu poświęconego temu tematowi – pobieranie odcisków palców przez pracodawcę.

Weryfikacja zgodna z RODO i Kodeksem pracy

System rejestracji czasu pracy musi być zgodny z przepisami prawa, zwłaszcza z RODO oraz Kodeksem pracy. Szczególnie istotne jest:

Informowanie pracowników o sposobie i celu rejestracji.
Możliwość wglądu do danych oraz ich edycji.
Uzyskanie zgody w przypadku danych biometrycznych.
Zapewnienie ochrony danych osobowych (szyfrowanie, dostęp ograniczony do uprawnionych osób).

PRZYDATNE LINKI: