Rejestracja czasu pracy
Rejestracja czasu pracy (RCP) to nieodłączny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa zatrudniającego pracowników. Niezależnie od ilości zatrudnianych pracowników skuteczny system RCP pozwala usprawnić procesy rozliczeniowe w firmie oraz wprowadzić istotne oszczędności. Prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy nie tylko pozwala na sprawne zarządzanie personelem, lecz także jest obowiązkiem pracodawcy wynikającym z przepisów Kodeksu pracy.
Obecnie na rynku dostępne są rozwiązania wspomagające ten proces – tradycyjne papierowe karty ewidencji czasu pracy oraz nowoczesne analityczne systemy RCP. Wybór odpowiedniego narzędzia może mieć istotne znaczenie zarówno dla efektywności firmy, jak i dla satysfakcji pracowników.
Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
Zgodnie z Kodeksem pracy, każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy swoich pracowników. Przepisy nie narzucają formy prowadzenia ewidencji — może to być zarówno forma papierowa, jak i elektroniczna. Przepisy kodeksu pracy wskazują jedynie informacje jakie powinna zawierać ewidencja czasu pracy.
Podstawowe informacje jakie powinny zostać ujęte w ewidencji pracy:
- liczbę przepracowanych godzin w okresie rozliczeniowym oraz względem miesiąca, tygodnia i dnia
- godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
- określenie ilości godzin nocnych
- godziny nadliczbowe
- pracę w dni wolne, w porze nocnej, w niedziele i święta,
- urlopy, zwolnienia lekarskie
- inne absencje od pracy
Rejestracja czasu pracy – „papierowa”
Papierowa ewidencja czasu pracy to najprostsza i zarazem najstarsza forma rejestrowania obecności pracowników. Polega na ręcznym wypełnianiu kart ewidencji, list obecności lub innych formularzy przewidzianych przez przedsiębiorstwo. Co do zasady każdy dzień pracy odnotowywany jest osobno, z uwzględnieniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, nadgodzin czy nieobecności. Rozliczenie osobno każdego dnia ma zastosowanie do każdego pracownik indywidualnie.
Zalety „papierowej” ewidencji czasu pracy
Zaletami tradycyjnej papierowej formy ewidencji czasu pracy są niewątpliwie koszty wdrożenia. Zasadniczo wystarczy w przedsiębiorstwie wprowadzić odpowiedni druk/formularza konieczny do wypełnienia przez pracowników.
Kolejną zaleta papierowej wersji ewidencji jest łatwość zrozumienia i użytkowania. Chyba każdy jest w stanie zrozumieć, że musi podpisać się w rubryce z datą wskazującą na aktualny dzień i wpisać godziny w jakich pracował.
Zalety tradycyjnej formy ewidencji czasu pracy to niskie koszty wdrożenia oraz łatwość zrozumienia po stronie pracowników. Tu jednak zalety się kończą i rozpoczyna dość długa lista możliwych wad tego rozwiązania.
Wady „papierowej” ewidencji czasu pracy
Niewątpliwie największymi wadami tradycyjnej formy ewidencji czasu pracy jest ryzyko popełnienia błędu, czasochłonność oraz konieczność archiwizacji. Prowadzenie w sposób manualny wszelkich rejestrów i wykonywanie obliczeń może nieść za sobą ryzyko pomyłki oraz idących za tym konsekwencji jak np. nieprawidłowo naliczone wynagrodzenie lub nieodpowiedni wymiar urlopu.
Z kolei pozornie błaha sprawa jaką jest archiwizacja dokumentów może być w rzeczywistości bardzo problematyczna. Zgodnie z kodeksem pracy na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników. Organ kontrolny Państwowej Inspekcji Pracy może zażądać archiwalnych danych określonego pracownika i co do zasady dokumentacja ta powinna być przetrzymywana przez 5 lat. W wersji „papierowej” przez 5 lat może wydarzyć się wiele – uszkodzenie dokumentów, zagubienie itp. Pomijając już fakt organizowania miejsca na ich przetrzymywanie co w przypadku większych przedsiębiorstw może również stanowić problem.
Kolejną wadą są oczywiście koszty, pozornie są one niższe niż w przypadku elektronicznej ewidencji czasu pracy, lecz w rzeczywistości dzieje się tak tylko na początku. Z biegiem czasu tradycyjna forma ewidencji generuje wyższy koszt dla pracodawcy niż ta elektroniczna. Dzieje się tak głownie ze względu na koszt pracy osoby prowadzącej rejestr. Brak procesów automatyzacji i manualne przeliczenia wydłużają czas na niezbędne czynności, za ten czas z kolei musi zapłacić przedsiębiorca.
Kolejnym kosztownym aspektem „papierowej” ewidencji czasu pracy są koszty związane z nieprawidłowościami w rzeczywistej ilości przepracowanych przez pracowników godzin. Elektroniczna ewidencja casu pracy w połączeniu z rejestracją czasu pracy w skutecznie ograniczy nieprawidłowości w ilości wpisywanych godzin pracy. Zastosowanie rejestratora czasu pracy znacząco przyspieszy proces rozliczeń i wprowadzi w dłuższej perspektywie oszczędności.
Rejestracja czasu pracy – elektroniczna
Rozwój technologii informatycznych sprawił, że coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznych systemów rejestracji czasu pracy. Rozwiązania te opierają się na różnego rodzaju czytnikach (kart zbliżeniowych, kodów QR, linii papilarnych, rozpoznawania twarzy) oraz dedykowanym oprogramowaniu.
Niewątpliwie systemy elektronicznej ewidencji czasu pracy niosą ze sobą wiele korzyści, lecz również istnieją wady tych rozwiązań.
Zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy
Elektroniczna ewidencja czasu pracy posiada wiele zalet, najistotniejszymi z nich są precyzja przechowywanych danych, szybki do nich dostęp, niewielka ilość czasu potrzebna na jej prowadzenie oraz niskie koszty.
Obecnie w dobie cyfryzacji automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie staje się nie tylko mile widziana, lecz niezbędna. Dzięki zastosowaniu automatycznych procesów przedsiębiorstwo w dłuższym wymiarze czasu jest w stanie zaoszczędzić pieniądze. Dzieje się tak głównie dlatego, że praca człowieka kosztuje, jeśli to samo może zrobić to maszyna z czasem zakup jej się zwróci.
Podobnie jest z elektronicznymi systemami ewidencji czasu pracy, początkowo proces ich wdrażania jest kosztowny. Należy wykupić licencję systemu, przeszkolić administratora oraz w zależności od oprogramowania kupić rejestrator czasu pracy. Są to jednak koszty początkowe, po przejściu tego kroku w rzeczywistości przedsiębiorstwo zaczyna oszczędzać.
Dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy proces rozliczeń, prowadzenia kartoteki urlopu lub wykonanie listy płac zajmuje znacznie mniej czasu. W efekcie w dziale kadr lub HR nie będzie potrzebna praca tak wielu osób lub będą mogły zając się innymi pracami dla firmy.
Znaczące oszczędności dla firmy przynosi również połączenie elektronicznej ewidencji czasu pracy z rejestratorem czasu pracy i wdrożenie systemu RCP online. Dzięki temu rozwiązaniu firma stanie się „odporna” na nieprawidłowości związane z niesumiennym wypełnianiem listy obecności i dopisywaniem godzin przez nieuczciwych pracowników. Problem „dopisywanie godzin” przez nieuczciwych pracowników to poważny problem wielu firm. Nieistniejąca w rzeczywistości godziny pracy za które musi zapłacić pracodawca mogą w znaczącym stopniu pogorszyć kondycję finansową przedsiębiorstw.
Stosując rejestrator czasu pracy pracownicy poprzez np. odcisk linii papilarnych rozpoczynają pracę kolejno poprzez odcisk linii papilarnych zakańczają pracę. Informacja o rozpoczęciu i zakończeniu pracy automatycznie przesyłana jest do ewidencji czasu pracy. Przy zastosowaniu tej metody przedsiębiorca ma pewność prawidłowego rozliczenia, a pracownik transparentności godzin jego pracy.
Wady elektronicznej ewidencji czasu pracy
Istotnymi wadami elektronicznej ewidencji czasu pracy są początkowe koszty jej wdrożenia oraz potencjalnie możliwe awarie systemu. Oczywiści koszt wdrożenia zależny jest od rodzaju systemu oraz od wybranego sposobu dokonywania rozliczeń, niemniej jednak jest to koszt konieczny do poniesienia.
Systemy elektronicznej ewidencji czasu pracy zazwyczaj dostępne są w trzech formach: płatnej cyklicznej subskrypcji, bezterminowej licencji lub wersji bezpłatnej.
Wersja bezpłatna – zazwyczaj ograniczona w funkcjonalności wersja demonstracyjna. Częste ograniczenia to np. ilość możliwych do dodania pracowników, ewidencjonowanie tylko godzin pracy bez urlopów i innych absencji, która archiwizacja, ograniczenie w tworzeniu raportów lub brak wsparcia technicznego.
Okresowa subskrypcja – metoda miesięcznej opłaty za korzystanie z systemu. Nie wymaga początkowych dużych nakładów finansowych, lecz comiesięcznych regularnych wpłat.
Licencja bezterminowa – metoda najdroższa do wdrożenia w fazie początkowej. Nie wymaga natomiast opłaty miesięcznej. Jednorazowa opłata, dzięki której otrzymujemy dożywotni dostęp do oprogramowania.
Poza kosztem jaki trzeba ponieść w związku z wdrożeniem elektronicznej ewidencji czasu pracy kolejną wadą jest możliwość awarii. Każdy system IT to złożone narządzie mogące ulec awarii, w tym przypadku awaria jest równoznaczna z brakiem dostępu do danych. Sytuacja taka może być bardzo kłopotliwa i nieść za sobą poważne konsekwencje szczególnie w przypadku utraty danych.
Mając to na uwadze dobierając system dla swojego przedsiębiorstwa należy pamiętać o dwóch istotnych rzeczach: pomocy technicznej oraz backup. Należy wybierać producentów oferujących bezpłatną pomoc techniczną wraz z gwarancją działania systemu oraz tworzenie backup.
W przypadku awarii to pomoc techniczna jest w obowiązku szybko przywrócić działanie systemu, natomiast zewnętrzny backup ma chronić dane przed utratą.
Podsumowanie
Prawidłowo dobrany i skonfigurowany system elektronicznej ewidencji czasu pracy to podstawowe narzędzie w procesach kadrowo-księgowych sprawnego przedsiębiorstwa. Początkowe koszty wdrożenia procentują z czasem użytkowania. Warto zatem porzucić tradycyjne formy rozliczeń i dokonać automatyzacji procesów przedsiębiorstwa.
PRZYDATNE LINKI: